Базовые пункты должностной инструкции

Полезная информация на тему: "Базовые пункты должностной инструкции" с комментариями и ответами на вопросы. На странице собрана вся информация по теме, что позволяет сделать верные выводы и принять решение. По всем вопросам обращайтесь к дежурному консультанту.

Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления

Составив положения о структурных подразделениях предприятия, в которых указаны задачи и функции, определен общий объем работ, установлен численный и должностной состав подразделений, приступают к разработке должностных инструкций на каждого предполагаемого работника (вакантную должность), проводя рациональное распределение труда в каждом подразделении.

Понятие, назначение, виды должностных инструкций

Должностная инструкция

— правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.[5]

Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.

Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Ее можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными)

. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции. Примеры типовых инструкций:

  • Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65;
  • Типовая должностная инструкция инспектора (по контролю пассажирских поездов и вокзалов) пригородного сообщения, распоряжение ОАО «РЖД» от 18.02.2008 №313.

Структура текста должностной инструкции

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

  • общие положения;
  • функции;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность;
  • взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения»

в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции»

указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»).[4]

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права»

очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность»

может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей.[4] Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения»

(связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

Оформление, реквизиты должностной инструкции

Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации

. Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.[3]

Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления

, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.

Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.[6]

Другие статьи по данной теме:

  • назад:Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия
  • далее:Договор — понятие, структура, оформление. Учредительный договор

Список использованных источников

Базовые пункты должностной инструкции

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Читайте так же:  Порядок снятия ареста с карты

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

На основании какого нормативного документа разрабатываются должностные инструкции?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
1 Это положение не распространяется на государственные органы, в них, как правило, существует более строгая регламентация (смотрите, например, Положение о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации, утвержденное приказом ФТС от 11.08.2009 N 1458, или типовую должностную инструкцию сотрудника Федеральной антимонопольной службы, утвержденную приказом ФАС от 19.08.2004 N 86).

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

[2]

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Должностная инструкция

Должностная инструкция является локальным актом организации. Поэтому в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, как любой локальный акт, содержащий нормы трудового права, она должна быть принята работодателем в соответствии с законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями. В ряде случаев при составлении должностной инструкции необходимо учитывать мнение представительного органа работников либо согласовывать с ним ее принятие.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Соблюдение вышеуказанных правил при составлении должностных инструкций, прежде всего, призвано обеспечить защиту прав работника в организации.

О содержании должностной инструкции в законодательстве упоминается лишь косвенно, в постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» говорится, что «квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности». Таким образом, наиболее важными в должностной инструкции являются положения о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Работодатель по собственному усмотрению также может предусмотреть в должностной инструкции и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ» утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25 ноября 2003 г. N 235, сказано, что должностная инструкция состоит из разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных порядок замещения); должностные обязанности; права; ответственность; общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики. В этом же постановлении раскрывается понятие «квалификационных характеристик» — «Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».

Раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы».

Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих (ЕТКС) и к Справочнику должностей руководителей специалистов и служащих.

Что касается формы должностной инструкции, то в данном случае можно применять Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Требования, установленные в данном документе, впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежит обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

Также отметим, должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен с ней лично ознакомиться и оставить отметку об этом (ст.68 Трудового кодекса).

Методическая инструкция. Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

Система менеджмента качества

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Система менеджмента качества
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Читайте так же:  Кружки качества на предприятии

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом КАДРОВ

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ПАО «Компания» от «__» _____ г. № ___

3.Требования МИ СМК соответствуют требованиям стандарта ISO
Содержание

1.Область применения
2.Нормативные ссылки
3.Определения и сокращения
4.Общие положения
5.Требования к содержанию должностной инструкции
6.Требования к оформлению должностной инструкции
7.Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
8.Учет и хранение должностной инструкции, ознакомление персонала
9.Контроль соблюдения требований методической инструкции
Приложение А «Список должностей, инструкции для которых утверждает генеральный директор»
Приложение Б «Форма листа регистрации изменений»
Приложение В «Форма листа ознакомления с должностной инструкцией»
Приложение Г «Форма первого листа должностной инструкции»
Приложение Д «Форма таблицы служебных взаимоотношений»
Приложение Е «Форма журнала регистрации должностных инструкций»
Приложение Ж «Форма журнала выдачи копий должностных инструкций»
Приложение И «Форма протокола проверки соблюдения требований стандарта»
Лист регистрации изменений

1 Область применения и сфера действия

1.1 Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения, проведения изменений должностных инструкций.
1.2 Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания» в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящей инструкции учтены требования следующих документов:
— ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.»
— ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования.»
— ГОСТ Р 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»;
— Квалификационный справочник руководителей, специалистов и других служащих.

3 Определения и сокращения

3.1 Определения:
Должностная инструкция — нормативно-правовой документ, осуществляющий правовое регулирование трудовых отношений, определяющий профессиональные требования, должностные обязанности, права, служебные взаимоотношения сотрудника.
Структурное подразделение — обособленное подразделение предприятия, наделенное собственными целями и функциями.
Непосредственная подчиненность — указывается ближайший по организационной структуре руководитель (либо подчиненные при перечислении подчиненных сотрудников), который непосредственно определяет выполняемые задачи, планы работ для данного сотрудника (например, при наличии бюро внутри отдела, непосредственное руководство специалистом осуществляет начальник бюро, а не начальник отдела).
Должностные обязанности — конкретные работы, выполняемые сотрудником, занимающим определенную должность.
3.2 Сокращения:
ПАО — публичное акционерное общество;
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
МИ — методические инструкции;
ОК — отдел кадров;
ДИ — должностные инструкции.

4 Общие положения

5 Требования к содержанию должностной инструкции

5.1 Необходимые разделы должностной инструкции (очередность разделов обязательна):
— наименование должностной инструкции с указанием наименования должности, структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;
— общие положения;
— должностные обязанности;
— профессиональные требования;
— права;
— служебные взаимоотношения;
— ответственность;
— лист регистрации изменений (форма в приложении Б);
— лист ознакомления с должностной инструкцией (форма в приложении В).

6 Требования к оформлению должностной инструкции

6.1 Разделы должностной инструкции могут делиться на пункты, пункты при необходимости могут делиться на подпункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами (например, 5, 5.1, 5.1.1).
6.2 Заголовки разделов печатаются с прописной буквы, не подчеркиваются, выделяются полужирным шрифтом.
6.3 Внутри пунктов и подпунктов могут содержаться перечисления, пред каждой позицией перечисления ставят дефис или строчную букву, перед которой ставится скобка (например, а), б)).
6.4 Для текстовой части должностной инструкции используется шрифт Times New Roman № 14, полуторный междустрочный интервал.
6.5 Все листы ДИ должны быть пронумерованы. Нумерация листов располагается в нижнем правом углу листа.

7. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

8. Учет и хранение должностной инструкции, ознакомление персонала

9. Контроль соблюдения требований методической инструкции

9.1 Контроль соблюдения требований данной методической инструкции возлагается на отдел кадров.
9.2 В целях контроля отдел кадров проводит проверки подразделений не реже 1 раза в год с оформлением протокола проверки (протокол включает в себя данные о соблюдении требований МИ СМК 5-001 и МИ СМК 5-002, форма в приложении И).
9.3 Результаты проверок подразделений доводятся до сведения руководителя соответствующей службы.
9.4 В случае необходимости отклонения от требований данной методической инструкции должны быть устранены руководителем подразделения не позднее даты, указанной в протоколе проверки. В случае несо-блюдения сроков устранения замечаний возможно наложение дисци-плинарного взыскания на руководителя структурного подразделения.

Начальник отдела кадров

Первый заместитель
генерального директора

Начальник юридического отдела

Ведущий инженер по СМК

Приложение А
(сравочное)
Список должностей, инструкции для которых
утверждаются генеральным директором
1. Первый заместитель генерального директора;
2. Заместитель генерального директора — начальник службы безопасности;
3. Главный инженер;
4. Главный бухгалтер;
5. Коммерческий директор;
6. Директор по производству;
7. Директор по технологии и качеству;
8. Директор литейного завода;
9. Директор по экономике;
10. Финансовый директор;
11. Заместитель коммерческого директора по рекламе;
12. Начальник транспортно-складского управления — заместитель коммерческого директора;
13. Начальник конструкторско-технологического центра — главный технолог;
14. Главные специалисты;
15. Заместитель директора по качеству — начальник отдела технического контроля;
16. Начальники цехов, отделов;
17. Начальник центральной измерительной лаборатории — главный метролог.

Правила составления и оформления должностных инструкций

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Закрытое акционерное общество
«Дельта»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
20.09.2003
Москва

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Кратов (подпись) В.В. Кратов
24.09.2003
Читайте так же:  Ищем кредитора — способы получения займа

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Видео (кликните для воспроизведения).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Руководитель подразделения Личная подпись Расшифровка подписи
С должностной инструкцией ознакомлен Экземпляр получил.
Личная подпись работника
Дата
Расшифровка подписи

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие положения)

3. Должностные обязанности

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции — это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Инспектор организует», «Референт составляет » и т. д.

Содержание должностной инструкции. Раздел «Общие положения»

Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.

Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее — Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:

Должностные обязанности — перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.

Должен знать — излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

Требования к квалификации — в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.

Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.

Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы «Должен знать» и «Должен уметь» Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

Разделы «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность» и «Взаимоотношения»

В разделе II «Функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.

Читайте так же:  Что относится к отходам

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

В разделе III «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.

Инспектор отдела кадров обязан;

1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),

2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.

3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.

4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.

5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору

6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,

7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.

Раздел IV «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел V «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

В разделе VI «Взаимоотношения (связи по должности)» регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Несмотря на то, что должностная инструкция — документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.

К дополнительным разделам относится и разд. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: «Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год»), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.

Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.

Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.

Порядок утверждения должностных инструкций в организациях

Работодатель обязан оговаривать условия рабочего процесса и знакомить работника с ними перед приемом на работу, для этих целей нужно проводить инструктаж. При наличии для данного процесса отдельного локального акта соблюдается порядок утверждения должностных инструкций и их оформления. При этом законодательство не обязывает работодателя применять должностную инструкцию, так как этот документ не является обязательным, однако ТК РФ в ст. 8 дает право на его создание, а также описывает процесс оформления, чтобы тот в свою очередь был наделен законной силой.

Необходимо ли утверждать должностные инструкции приказом

Сам процесс создания на предприятии должностной инструкции как внутреннего локального акта еще не обеспечивает ей статус официальной документации. Так как без соблюдения процесса ее составления и утверждения акт не будет наделен юридической силой.

Важно: поэтому решив создать инструкцию, работодатель обязан придерживаться установленных требований ст. 8 ТК РФ в формировании с последующим утверждением.

При этом инструкция с течением времени может изменятся, так как происходят перемены в технологических и организационных вопросах на предприятии. В таком случае также соблюдается установленный процесс ее оформления и утверждения.

Ответственный за утверждение и подписание должностных инструкций

В создании требований к должности участвует специальная комиссия, созванная на основании приказа руководителя. В ее состав включаются специалисты соответствующих подразделений предприятия, работа которых сопряжена с контролем рабочего и технологического процесса в подразделениях, например:

Читайте так же:  Кому предоставляется отпуск в рабочих днях

Возглавляет комиссию сам руководитель, он же и подписывает готовый вариант инструкции после тщательного изучения и согласования отдельных моментов.

При этом приказ об утверждении будет издан отделом кадров – согласно прямым обязанностям подразделения.

Важно: кроме приказа допускается применение грифа «Утверждаю» в таком случае вариант с изданием распоряжения пропускают и его не создают.

Общий порядок утверждения должностной инструкции

После разработки должностной инструкции ее согласовывают и утверждают. В ходе этого изучают каждый пункт инструкции на содержание актуальной информации. Подготовленная к утверждению должностная инструкция согласно порядку, складывается из разделов, представленных в таблице ниже.

Пункты

Детальная информация

В этот раздел должны вносится главные сведения относительно вида должности, квалификации и опыта сотрудника, уровень подчиненности и прочие особенности, такие как порядок назначения сотрудника и замещения должности

Указываются функции, положенные к исполнению работником

Конкретизируются задачи поставленные перед работником, при этом указывается вариант их исполнения — самостоятельно или коллективными усилиями

Которыми наделяет руководство подчиненного, а также права согласно законодательным нормам

Здесь идет перечисление мер применения дисциплинарного взыскания к работнику за неисполнение или нарушение взятых на себя обязательств

Кроме этого в процессе утверждения важно учесть производственные нюансы, так как инструкция может дополнительно содержать следующие пункты:

  • режим работы
  • порядок аттестации и оценки уровня
  • взаимоотношения и связи по должности
  • порядок утверждения и изменения

Перед утверждением после согласования документ нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Сам процесс утверждения можно выполнить в два способа:

  • утвердить посредством приказа
  • посредством печати с грифом «Утверждаю», которая ставится в правом верхнем углу документа

Должностная инструкция разрабатывается в качестве самостоятельного документа или пунктов трудового договора/приложения к нему. При использовании первого варианта издается приказ об утверждении, во втором случае сначала создается приложение к договору, а затем распоряжение об его утверждении.

Кроме этого на коммерческом предприятии порядок утверждения документа может разрабатываться руководством индивидуально, например, если штат небольшой, достаточно только грифа или же в случае с громадным предприятием утверждать единую для всех инструкцию, а не каждую в отдельности.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Приказ утверждения не является обязательным документом, однако его применение должно выполняться в случае отсутствия использования других утверждающих моментов. С этой целью необходимо внести положение в локальные акты предприятия о применении в качестве утверждающего элемента именно приказа.

При этом в положении об использовании приказа нужно обозначить случаи, когда он применяется, например:

  • в случае внесения изменений в должностные инструкции, что требует дальнейшего утверждения
  • разработка и формирование новой инструкции для вновь прибывших специалистов

[3]

Составление документа не представляет сложности, в процессе его формирования следует использовать общепринятые нормы создания таких распоряжений с учетом положений делопроизводства.

Важно: так как приказ имеет отношение к локальной документации организации, в его формировании следует учитывать ряд требований, обусловленных ГОСТом 6.30-2003.

Согласно указанному ГОСТу должны соблюдаться структура и нюансы формирования документа. В частности, он должен составляться с учетом следующих пунктов:

  • название организации
  • место и дата составления
  • порядковый номер
  • наименование документа с обоснованием, в связи с чем он издан
  • ссылка на законодательные нормы
  • само распоряжение руководителя
  • подпись директора и сотрудников, которых касается распоряжение в документе

При этом приказ, обычно имеющий унифицированную форму, в данном случае ее лишен, поэтому издается он произвольно с соблюдением норм деловой документации.

После издания документ должен регистрироваться в соответствующем журнале, с внесением его порядкового номера и даты формирования.

[3]

Хранится он после издания на предприятии, в качестве дополнения к личным делам и трудовым договорам сотрудников, как документ, не вошедший в них, 75 лет на основании п. 657 Приказа Минкультуры № 558.

Должностная инструкция в тот или иной момент должна присутствовать на предприятии, так как законодатель обязывает работодателя провести ознакомительную работу с сотрудниками, особенно если работа опасная и тяжелая или предполагает материальную ответственность. При этом о проведении ознакомления в качестве доказательства следует получить подпись работника. Поэтому в формировании указанного документа и его утверждении, чтобы она имела юридическую силу, нужно придерживаться определенных требований законодательства и учитывать нюансы производства.

Видео (кликните для воспроизведения).

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источники


  1. Руденко, Р. А. Р. А. Руденко. Судебные речи и выступления / Р.А. Руденко. — М.: Юридическая литература, 2016. — 368 c.

  2. Старков, О. В. Теория государства и права / О.В. Старков, И.В. Упоров. — М.: Дашков и Ко, 2012. — 372 c.

  3. Зильберштейн А. А. Земельное право. Шпаргалка; РГ-Пресс — Москва, 2010. — 797 c.
  4. Радько, Т. Н. Теория государства и права / Т.Н. Радько. — М.: Академический проект, 2005. — 720 c.
Базовые пункты должностной инструкции
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here