Для чего нужны путевые листы

Полезная информация на тему: "Для чего нужны путевые листы" с комментариями и ответами на вопросы. На странице собрана вся информация по теме, что позволяет сделать верные выводы и принять решение. По всем вопросам обращайтесь к дежурному консультанту.

Зачем нужны путевые листы?

На этот вопрос любой бухгалтер ответит с легкостью — для того, чтобы подтвердить целевое назначение растраченных средств и ГСМ. Путевой лист, как первичный документ отчетности и контроля работы водителя, в первую очередь подтверждает тот факт, что транспортное средство эксплуатировалось. А маршрут, указанный в путевом листе, докажет, что автомобиль использовался в работе компании, а не в личных целях сотрудников, т. е подтвердит оправданную трату ГСМ. Как же организовать работу автопарка так, чтобы все документы находились в строгом порядке и отчетности?

Чтобы расходы на покупку ГСМ были подтверждены документально, достаточно ведомости учета ГСМ, актов списания и путевого листа. Для подтверждения права водителя на управление транспортным средством, принадлежащим автопарку организации, можно выписать либо доверенность, либо путевой лист. По большому счету каждая организация имеет выбор: разработать собственные бланки или применять стандартные формы отчетности. В любом случае, оставлять реквизиты незаполненным не допускается.

Зачастую, большинство организаций предпочитают вести отчетность старым проверенным способом — вручную заполнять путевые листы, регистрировать их в путевом журнале, а затем, на основании полученных данных составлять отчеты.

Стоит отметить, что всю информацию, связанную с передвижениями автомобиля в путевой лист вносит водитель, заверяя своей подписью. Всю ответственность за правильное заполнение документов несут лица, отвечающие за эксплуатацию автомобиля, а так же, непосредственно, руководитель учреждения.

В связи с тем, что на эту работу уходит масса времени, многие предприятия перешли на использование компьютерных программ, позволяющих вести учет работы автопарка. Казалось бы, нововведение должно было облегчить составление отчетности и значительно уменьшить трудоемкость процесса, но на деле оказалось, что все стало только сложнее.

Проблема в том, что компьютерная программа не может работать сама по себе — ее нужно установить, настроить и обучить персонал работе, да еще и постоянно устранять появляющиеся в ходе эксплуатации проблемы и ошибки. Единственный напрашивающийся вывод — держать в штате системного администратора, который будет постоянно контролировать работу программы.

Выходом из подобной ситуации может стать использование новейшей разработки компании SKT SOFT -электронного онлайн-портала управления корпоративным автопарком ID20. ID20 -это комплексная система управления, для работы с ней не требуется установка программного обеспечения- вход на портал осуществляется через Интернет. Это универсальная система, которая подходит для всех компаний.

Неоспоримыми плюсами работы с ID20 является возможность ведения электронных путевых листов, их оформления и хранения на удаленном сервере, что позволяет надежно сохранить документацию. Кроме того, информацию, содержащуюся в электронных путевых листах в дальнейшем можно использовать для аналитического учета и планирования

Убедитесь в удобстве управления корпоративным автопарком с помощью ID20.

Для подключения свяжитесь с нами по телефону 8(495)984-04-14.

Особенности использования путевых листов

Как ни странно об этом говорить, но путевой лист — документ, который нужен далеко не каждому водителю автомобиля. В данной статье, мы ответим на наиболее часто возникающие вопросы, связанные с использованием путевых листов. Например, обязательно ли выписывать путевой лист ежедневно, в каких случаях нужен путевой лист, какой штраф за отсутствие путевого листа и т.п.

Путевой лист в ПДД

В ныне действующих правилах дорожного движения словосочетание «путевой лист» употребляется лишь единственный раз, в пункте 2.1.1:

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:

в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

При этом, конкретный перечень этих самых «установленных случаев» в Правилах дорожного движения не указан, и искать их придется в иных нормативно- правовых документах.

Зачем нужен путевой лист?

В первую очередь, путевой лист предназначается для бухгалтерии юридических лиц и сотрудников налоговой инспекции. Именно этот документ дает возможность учитывать расходы на топливо и вычитать их из налогооблагаемых фондов. По большому счету, смысл путевых листов именно в уменьшении суммы уплачиваемых налогов.

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?

Для начала, следует сразу назвать те категории водителей, кому путевой лист не требуется:

Если автомобиль, принадлежащий физическому лицу, предается другому физическому лицу по доверенности и используется в личных целях.

Если автомобиль принадлежит юридическому лицу, не ведущему учет расходуемых средств на топливо.

Например, если автомобиль принадлежит частному предпринимателю, он может выдать своему водителю доверенность на управление транспортным средством, которую тот сможет предъявлять сотрудникам ГИБДД вместо путевого листа.

Когда заполнение путевого листа обязательно?

Обратимся к статье 6 федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»:

Статья 6. Путевые листы

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Во втором пункте указанной статьи четко перечислены обстоятельства, при которых управление транспортным средством без наличия путевого листа запрещено законом.

На сколько выдается путевой лист?

[3]

Ежедневное заполнение путевых листов – достаточно нудное и трудоемкое занятие. Особенно для небольших организациях, где нет отдельного сотрудника, занимающегося этой работой. Возникает вопрос- можно ли выписывать путевые листы на несколько дней вперед?

В 10 пункте приказа министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» указано:

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Наказание, предусмотренное частью 2 статьи 12.3 КоАП, представляет собой предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Для того, чтобы облегчить работу руководителей по контролю работы автопарка, компания SKT SOFT разработала портал электронного управления корпоративным автопарком ID20, значительно упрощающий систему планирования, контроля и оптимизации работы автопарка на предприятии.

Читайте так же:  Что такое ипотека для бюджетников

Id20 включает в себя целый модуль, специально предназначенный для работы с путевыми листами. Система позволяет не только оперативно оформлять путевые листы, но и за долю секунды получать отчеты по любому заданному параметру. Так же можно проследить, сколько точно расходуется топлива на той или иной машине, проверить, сколько бензина тратит тот или иной водитель, какие автомобиле используются наиболее часто и прочее.

Цель ID20 – повысить удобство управления, систематизировав информацию по транспортным процессам, сохранить историю операций за весь период работы с возможностью ее фильтрации по различным параметрам.

Позвоните по телефону 8 (495) 984-04-14, чтобы получить доступ к порталу ID20 и начать контролировать расход топлива на предприятии прямо сейчас.

Путевой лист легковой автомобиль печать бланк путевого листа образец печатная форма

Путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

  • водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
  • регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
  • путевой лист по форме №3;
  • товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
  • при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — специальное разрешение.

Для увеличения кликните не изображение

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 «Время прибытия» проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе «Заказчик» заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках «Особые отметки» на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и т.п.).

По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 «Показания спидометра»; заполняет графу 10 «Остаток при возвращении» в разделе «Движение горючего» и расписывается под ней. В разделе «Движение горючего» заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 «Сдано» и расписывается под ней. В строке «Сдал» водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке «Принял диспетчер» и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.

[2]

Для индивидуальных предпринимателей приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» утверждены свои обязательные формы путевых листов: ПГ-1 для грузового автомобиля; ПА-1 для автобуса; ПЛ-1 для легкового автомобиля. Однако воспользоваться ими для учета транспортных расходов на предпринимательскую деятельность индивидуальный предприниматель сможет только в том случае, если «в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки» (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

Особенности применения путевых листов

Сейчас практическая каждая организация в процессе своей деятельности использует автомобильный транспорт. Из этого следует, что бухгалтерии постоянно приходится в своей работе сталкиваться с путевыми листами и другими документами первичной отчетности. Зачем нужен путевой лист и как его правильно оформить, расскажем в данной статье.

Зачем нужен путевой лист?

Приобретение горюче-смазочных материалов является достаточно большой статьей расходов в бюджете компаний, использующих в своей работе автомобильный транспорт. В бухгалтерском учете затраты на приобретение топлива и смазочных материалов являются расходами на обслуживание перевозочного процесса (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для того ,чтобы его приобретение было обосновано в целях налогового учёта все затраты должны быть документально подтверждены.

Но одних чеков с автозаправочных станций будет недостаточно, так как чек подтверждает лишь факт приобретения топлива. Поэтому, для того, чтобы отнести ГСМ к категории расходов, необходимо иметь документ подтверждает факт использования топлива в служебных целях. В таком документе указывается:

  • цель и маршрут поездки;
  • километраж пройденный автомобилем на основании показаний счетчика;
  • количество горючего израсходованного в поездке.

Исходя из этих данных можно подтвердить производственное использование ГСМ на служебных автомобилях.

Унифицированные формы.

Все операции, проводимые на предприятии, должны сопровождаться оправдательными документами в бухгалтерском учёте. Именно на основании этих первичных учетных документов и ведётся бухгалтерский учёт.

Читайте так же:  Продажа долга по исполнительному листу коллекторам

Для учёта работы легковых автомобилей постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 была предусмотрена типовая межотраслевая форма № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Существует несколько форм путевых листов:

  • № 3 “Путевой лист специального автомобиля”;
  • № 4 “Путевой лист легкового такси”;
  • № 4-С (сдельная) “Путевой лист грузового автомобиля”;
  • № 4-П (повременная) “Путевой лист грузового автомобиля”;
  • № 5 “Путевой лист автобуса”;
  • № 6 “Путевой лист автобуса необщего пользования”.

Как подчеркивают специалисты Федеральной службы государственной статистики формы путевых листов обязательны к применению для организаций любых форм собственности. Однако специалисты Минфина считают, что унифицированные формы путевых листов нужны только для автотранспортных организаций. А вот организации, занимающиеся иным видом деятельности, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в ней были отражены все обязательные реквизиты перечисленны в п.2 ст.9 закона о бухучёте.

Отчасти с этим можно поспорить. Так как унифицированные путевые листы являются типовыми формами, то следовательно и использоваться они должны во всех организациях. Разрабатывать свои собственные бланки имеет смысл лишь в том случае, если в соответствующей формы нет в альбоме унифицированных форм

Изменение правил заполнения путевых листов с 26 февраля 2017 года

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с 26 февраля 2017 года.

Начиная с этой даты вводятся новые особенности заполнения шапки путевого листа, а также внесения отметки о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Для начала хочу напомнить, что в одной из предшествующих статей на pddmaster.ru были рассмотрены особенности использования путевых листов. Если Вас интересует, в каких случаях требуется использовать путевой лист, то рекомендую прочитать эту статью.

Заполнение шапки путевого листа

Рассмотрим пункт 12 Приказа Министерства транспорта:

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

Обратите внимание, из правил заполнения путевого листа исключено требование о простановке печати или штампа владельца транспортного средства. Начиная с 26 февраля 2017 года штампы ставить не нужно, поэтому заполнение путевых листов становится немного проще и быстрее.

Внесение информации о контроле технического состояния

16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

До 26 февраля 2017 года порядок заполнения путевого листа не содержал никакой информации по поводу внесения информации о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Теперь же даются четкие указания по этому поводу. В путевом листе должны содержаться:

  • Дата и время проведения предрейсового контроля.
  • Подпись, фамилия и инициалы контролера технического состояния.

Если Вы работаете в организации, занимающейся эксплуатацией транспортных средств, то у Вас могли появиться вопросы по поводу того, кто может выступать контролером технического состояния. Ответ на данный вопрос регламентируется приказом Министерства транспорта «Об утверждении Профессиональных и квалификационных требований к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»:

14.3. К контролеру технического состояния автотранспортных средств предъявляется одно из следующих требований:

  • наличие диплома о среднем профессиональном образовании по специальности 23.02.03 «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта» без предъявления требований к стажу (опыту) работы;
  • наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, входящим в укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», за исключением специальности 23.02.03 «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта», с предъявлением требований к стажу (опыту) работы в области контроля технического состояния и обслуживания автотранспортных средств не менее одного года;
  • наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, не входящим в укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», и диплома о профессиональной переподготовке по программе профессиональной переподготовки с присвоением квалификации контролера технического состояния автотранспортных средств. Требования к стажу (опыту) работы не предъявляются.

Если говорить коротко, то проверки должны проводиться сотрудником организации, имеющим документы о специальной подготовке. В том числе проводить предрейсовые проверки может и сам индивидуальный предприниматель, который занимается перевозками, если он имеет перечисленные выше документы о подготовке. Также проводить проверки может и сотрудник специализированной организации.

В завершение предлагаю Вам изучить полный текст обновленных правил заполнения путевых листов:

Путевые листы нужно заполнять верно

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист — это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

Читайте так же:  Для чего нужна бюджетная классификация

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1, стр. 2.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2.

[3]

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Читайте так же:  Практика, как правильно снять арест с квартиры порядок, сроки и образец заявления

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр — допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
— жалоб на состояние здоровья;
— объективных признаков заболеваний;
— нарушений функционального состояния организма;
— признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
— нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Несмотря на то, что с 1 марта 2017 г. правила заполнения путевых листов изменились, некоторые компании продолжают заполнять их по-старому. Проверяющие могут истолковать это как нарушение правил оформления документа и признать его недействительным. И, как следствие, исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. В этом случае компания будет вынуждена не только доплатить налог, но также уплатить штрафы и пени.

Оформляем путевой лист по-новому

Конкретные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 (путевой лист легкового, грузового автомобиля, автобуса и пр.)

Если организации не подходят типовые формы и она является нетранспортной, то компания может разработать свои, руководствуясь обязательными требованиями (см. раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 и нижеперечисленные нововведения[1]). При этом о „собственной“ форме обязательно следует упомянуть в Учетной политике организации!

Обратите внимание! Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена). Кроме того, в этот путевой лист можно вписать сразу нескольких водителей.

Новое в путевых листах

1. Печать или штамп организации/ИП в верхней части путевого листа больше ставить не нужно (п. 1 Приказа от 18.01.2017 г. № 17).

2. Появилось новое обязательное требование: теперь в путевом листе нужно проставлять дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Делать это должны контролер технического состояния автотранспортных средств или контролер технического состояния городского наземного электрического транспорта. Отметка о проведении предрейсового контроля заверяется подписью контролера с указанием фамилии и инициалов.» (п. 2 Приказа от 18.01.2017 г. № 17)

Если организация нетранспортная и небольшая (допустим, в ней всего один или два автомобиля), и сотрудники не обладают необходимой квалификацией для проведения предрейсового контроля, можно заключить договор о его проведении со сторонней организацией.

Читайте так же:  Увольнение с государственной службы

Обратите внимание!Если сотрудник использует личный транспорт в рабочих поездках, ему точно так же нужно выписывать путевой лист. Это предоставляет возможность:

  • точно так же отнести ГСМ на расходы, как если бы автомобиль был в собственности организации;
  • освободить начисленную работнику компенсацию за использование личного транспорта от НДФЛ (письмо Минфина РФ от 26.07.2013 № 03-04-05/24421).

Возможные последствия некорректного оформления «путевки»

1. Поскольку ГСМ — это расходы организации, ФНС исключит из них стоимость горюче-смазочных материалов и доначислит налог на прибыль.

2. Как следствие, у налоговиков появится возможность оштрафовать компанию за занижение налогооблагаемой базы по ст.122 НК РФ.

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы по ст. 122 НК РФ также влечет за собой взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога.

Что такое путевой лист?

Путевой лист – это первичный документ, который обеспечивает учет ГСМ, также позволяет уменьшить налогооблагаемую базу затратами на топливо.

Министерство транспорта РФ приказом №17 от 18 января 2017г. внесло изменения в приказ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18 сентября 2008г. №152. Изменения коснулись двух моментов:

  1. В п.12 исключена фраза, обязывающая ранее ставить в заголовочной части путевого листа печать или штамп организации или индивидуального предпринимателя.
  2. Также п.16 дополнен фразой: « Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.»

Выходит, что к обязательному медицинскому осмотру водителя прибавился и технический контроль транспортного средства.

Приказ Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017г, изменяющий порядок заполнения путевого листа, вступает в силу 26 февраля 2017г.

Обязательными реквизитами путевого листа являются:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • cведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

В письме Министерства финансов РФ от 30 ноября 2012г.№03-03-07/51 говорится, что нетранспортные компании могут сами разрабатывать форму путевого листа, главное, чтобы были отражены все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г.№129-ФЗ.
Форма путевого листа для автотранспортных организаций носит обязательный характер.

Что же касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля (письмо Министерства финансов РФ от 01 августа 2005г. №03-03-04/1/117). Хотя в обязательных реквизитах и нет такого пункта, как «маршрут», но всё равно налоговая может отказать в признании ГСМ в расходах. Арбитражная практика по данному вопросу складывается двояко.

Есть решения как в пользу организаций -Постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N Ф06-3255/13, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, так и в пользу налоговых органов — Постановление ФАС Поволжского округа от 20.06.13 N Ф06-3844/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015г. №Ф05-3450/2015.

Чтобы не возникало споров с налоговыми органами, должен быть указан подробный маршрут следования автомобиля.

Путевой лист может оформляться как на один день, так и на более длительный период. Максимальный срок на который может быть выдан путевой лист – один месяц.

Штраф за отсутствие путевого листа предусмотрен п.2 ст.12.3 КоАП РФ – 500 руб.

Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

В путевом листе обязательно должна быть отражена информация о прохождении водителями медицинского осмотра. Порядок проведения предрейсовых, послерейсовых медицинских осмотров утвержден Приказом Минздрава России от 15.12.2014г. №835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров».

За нарушения, связанные с предрейсовыми медицинскими осмотрами водителей, предусмотрена ответственность:

  • за непроведение предрейсового медицинского осмотра может привлечь к ответственности Трудовая инспекция по ч.3 ст.5.27.1 КоАП РФ должностных лиц (штраф 15 000-25 000 рублей), организацию (штраф 110 000 – 130 000 руб.). Также по данному нарушению может наказать и ГИБДД согласно ч.2 ст.12.31.1 КоАП РФ на должностных лиц (штраф 5000 руб), организации (штраф 30 000 руб.).
  • за повторное нарушение, совершенное в течение года со дня уплаты штрафа за первый случай, предусмотрена ответственность по ч.5 ст.5.27.1 для должностных лиц (штраф 30 000 – 40 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года), для организаций (штраф 100 000 – 200 000 руб. или приостановка деятельности на срок 90 суток).

Что касается учета движения путевых листов, то собственники (владельцы) транспортных средств должны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Журнал регистрации путевых листов обязательно должен заполняться организацией, подтверждением тому является Постановление Четвертого Арбитражного апелляционного суда от 19.03.2015г. № 40АП-7160/2014.

Источники


  1. Осиновский, А.Д. Акционер против акционерного общества; СПб: ДНК, 2013. — 352 c.

  2. Матвиенко, Л.О.; Соколов, А.Н. Как оформить земельный участок в собственность; М.: Инфра-М, 2013. — 425 c.

  3. Рассел, Джесси Академия юриспруденции — Высшая школа права «Адилет» / Джесси Рассел. — М.: VSD, 2013. — 537 c.
  4. Ильин, В. А. История и методология физики. Учебник / В.А. Ильин, В.В. Кудрявцев. — М.: Юрайт, 2014. — 580 c.
Для чего нужны путевые листы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here