Оптимизация бизнес процессов

Полезная информация на тему: "Оптимизация бизнес процессов" с комментариями и ответами на вопросы. На странице собрана вся информация по теме, что позволяет сделать верные выводы и принять решение. По всем вопросам обращайтесь к дежурному консультанту.

Оптимизация
бизнес-процессов

Общая информация об услуге «Оптимизация бизнес-процессов»

Находимся в Санкт-Петербурге
Работаем по всей России

а) Желательно: очно
б) Короткий выезд

Информационные материалы по бизнес-процессам

Когда нужна и когда не нужна оптимизация процесса

Когда оптимизация не нужна? Если процесс работает нестабильно, не упорядочен или в нем возникают проблемы со сроками, с качеством и т.п.

Когда у Вас всё нормально работает, но Вы хотите получить больше результатов, затратив меньше ресурсов.

Когда из-за изменившейся конкурентной среды нельзя работать так, как раньше: например, нужно сократить срок выполнения заказа, или снизить себестоимость, или снизить точку безубыточности.

Если выполнение процесса оборачивается дополнительными затратами и трудностями: например, пики загрузки (и соответственно — сверхурочные) и простои, хаотичное «дёргание» обслуживающих подразделений.

Чтобы в целом снизить долю вспомогательно-управленческих расходов — если в компании много начальников, экономистов и контролёров: как уменьшить их число, не потеряв в управляемости и контроле.

Описание услуги и результаты

Методика оценки результата

Во время обследования мы оцениваем процесс по полезности и по стоимости. Методику оценки согласовываем с Вами.
По результату работ мы либо увеличим полезность, либо уменьшим стоимость.

Вот основные параметры, на кторых основывается расчет экономического эффекта: деньги, время, трудоёмкость (человеко-часы), издержки, производительность, риски.

Образец и структура регламента

Результат, что вы получите

В полный пакет входят:
• обследование и краткое описание процесса «как есть»
• расчет стоимости и полезности процесса
• перечень мероприятий по оптимизации
• написание регламента «как надо» (в оптимизированном виде) и согласование (либо иные мероприятия, если дело не в регламенте),
• отчёт «было-стало» с выделением оптимизированных ресурсов
• организация контроля
• внедрение регламента (обучение, сопровождение, реагирование на нарушения) — процесс выполняется так, как описан
• по итогам тестового периода (2 мес или иное) — оценка результата

Состав услуг для конкретного случая подбирается индивидуально.

Как проходит оптимизация процесса

Мы изучаем процесс, а затем анализируем его, как указано в таблице.

Что проверяем? Как улучшаем?
Структура и ход процесса, организация работы Запараллеливаем то, что возможно
Смотрим, как по-другому распределить функции
Смотрим, что можно убрать вообще
Человеческий фактор: ошибки и риски, проблемные точки Закрепляем ответственность
Закрепляем конкретные алгоритмы действий для профилактики проблем
Выстравиваем механизм контроля
Демотивация сотрудников Выстраиваем механизм контроля
Рекомендуем положительную мотивацию
Неритмичность, ожидание, несогласованность, спад/завал Выстраиваем сквозное планирование
Переводим часть работ в проактивный режим
Лишние действия Выявляем и убираем
Замысловатое движение документов Рисуем и затем выстраиваем рационально
Лишняя или недостающая информация Выстраиваем инфрмационный поток
Трудозатратные операции Разрабатываем новые способы выполнения
Нормируем
Замороженные средства Уменьшаем объем запасов
Сокращаем сроки
Ресурсы в материальном виде — запасы, незавершенная продукция и т.п. Рассчитываем оптимальные объёмы
Издержки на внешние закупки Проверяем механизм закупки
Проверяем потери при хранении и использовании
Проверяем возможности снижения брака
Производительность Выявляем узкие места
Нормируем
Проверяем возможности повышения

После этого готовим предложения по оптимизации в виде списка с описанием задач. Согласовываем с Вами и со всеми будущими участниками процесса (если возникают проблемы, мы знаем, что делать; все потенциальные проблемы будут обсуждены и проработаны).

На этой стадии иногда делаем пилотное внедрение на примере, допустим, 1-2 изделий, заказов, документов (того, с чем работает данный процесс) — чтобы наглядно показать, как всё будет работать.

После того, как всё сгласовано и принято, мы создаём регламент оптимизировманного процесса, примерно как в услуге Разработка процесса «как надо».

А затем — внедряем, как в услуге Внедрение регламента.

Цены и условия

Цена формируется индивидуально

Для пакета «С внедрением» помимо стоимости услуги Вы ещё выплачиваете нам бонус от достигнутого эффекта. Бонус рассчитывается так: при обследовании составляется методика, которая согласовывается с вами. По этой методике измеряется суммарный эффект за каждый квартал, от него выплачивается 5%, всего 1 год после внедрения.

Если же мы не получили заявленный эффект (эффект согласовывается вместе с методикой) то либо делаем бесплатно, пока не сделаем (не получим эффект), либо взвращаем разницу между пакетом с оптимизацией и пакетом Стандарт.

Если Вам нужно недорого: оптимизация антикризис

От Вас нужно

Необходимость командировок: Для данной услуги командировки необходимы, график согласовывается с Вами.

Связаться с нами

Свяжитесь с нами, чтобы заказать услугу, или получить образцы, или получить бесплатную консультацию по теме.

Пишите нам
в любое время дня и ночи!
Звоните с 10 утра до 10 вечера по московскому времени

Метка: Оптимизация процессов

Оптимизация бизнес-процессов (Business Process Optimization) — несколько советов от Андрея Коптелова как сделать Ваш бизнес эффективнее

Зрелость бизнес-процессов

Видео курса — управление бизнес-процессами

Управление поручениям — российская традиция, недостатки которой можно исправить процессным подходом к управлению. В кейсе рассматривается избыточное назначение исполнителей для

Успех BPM проекта

Интервью на TV

Несколько моих интервью на федеральном канале ОТР Ролик 1 (заработные платы россиян) Ролик 2 (индексация заработных плат) Ролик 3 (заработные платы

Шаблоны визуализации данных

В рамках бизнес-анализа часто необходимо в визуальном формате представить анализируемые данные, и не всегда сразу понятны возможные варианты визуализации тех

STP — Straight Through Processing

Недавно в докладе своего коллеги, процессного аналитика из Московской Биржи на конференции CNEWS , я услышал новый термин STP —

CNEWS — ABC

Презентация по анализу стоимости бизнес-процесса. Технология и кейс проекта. Подробное описание технологии можно прочитать в статье. Посмотреть видео учебного курса

Вакансии бизнес-аналитика

Вакансии бизнес-аналитика – тенденция последних двух лет В рамках учебного курcа по управлению бизнес-процессами в октябре 2015 года я сделал

BPM CBOK презентация

Небольшая обзорная презентация по BPM CBoK третьей версии. Свод знаний по управлению бизнес-процессами третья версия — (Business Process Management Common Body

Оценка зрелости внедрения BPM от Gartner

Что нужно делать для внедрения управления бизнес-процессами (Business Process Management) и насколько компания продвинулась в части данного подхода? Такой вопрос

Вводный курс: Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Что это, зачем, почему, как. Базовые знания и важные нюансы. Как избежать ошибок и получить нужный эффект.

Заводсков Сергей Вадимович

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса

Краткое содержание курса

• Какие процессы стоит оптимизировать и какие не стоит?
• Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса
• Пример оптимизации процесса 2: убрали процесс вообще
• Оптимизация предприятия
• Как и когда оптимизировать бизнес

Читайте так же:  Государственная помощь для студентов

Оптимизация бизнес-процесса или системы — это изменение их с целью повышения эффективности и результативности.

Под системами мы понимаем здесь систему учета, документооборота, мотивации, контроля качества и др. Система — это такая совокупность процессов, которая дает синергетический эффект.

Что даёт оптимизация:
• Ускорение
• Упрощение и удешевление, повышение его эффективности
• Повышение производительности и результативности
• Получение побочных результатов

Какие процессы стоит оптимизировать?

Вообще говоря, все!

Есть смысл каждый процесс выполнять наиболее эффективным образом.

Но всегда надо с чего-то начинать. Итак, наибольшую выгоду Вы получите, если усовершенствуете следующие процессы:

Вид процессов Причина
Часто повторяющиеся Чем чаще повторяется неэффективный процесс, тем больше Вы несете бессмысленных потерь.
Затратные Чем больше ресурсов вкладывается в неэффективный процесс, тем больше потери.
Длительные по времени либо такие, где важны сроки При оптимизации процесса сроки сократятся, и Вы выиграете.
Управленческие Эти процессы влияют на всю компанию, и их улучшение может дать многократный выигрыш по другим процессам.
>> Оптимизация управления

Какие бизнес-процессы не стоит оптимизировать сразу?

Проблемные — в которых часто бывают сбои или конфликты, а также если получение результата нестабильно.

Не выстроенные — которые каждый раз проходят по-разному.

Это примерно как пытаться поставить рекорд на неисправном автомобиле. Если получение результата нестабильно — значит, в самих правилах процесса есть нечто, что мешает участникам работать как следует. Сначала нужно это найти и устранить, а лишь затем смотреть, как улучшить результат.

В этом случае совершенствование бизнес-процесса проводится после того, как достигнута стабильность в получении результата процесса, то есть после регламентации. Есть еще вариант, когда оптимизацию и регламентацию проводят одновременно. В этом случае речь идет о коренной переделке, или реинжиниринге бизнес-процесса.

Примеры оптимизации бизнес-процессов. Пример №1

Пример простейшей оптимизации бизнес-процесса

Внедрение горизонтальных связей и снижение формализма значительно ускоряют процессы. Вот конкретный пример, где элементарное изменение принесло существенную пользу.

Параметр Было Стало
Срок начала работы с обращением (жалобой, претензией) 3 — 5 дней от даты отправки претензии 0 дней:
в день отправки претензии она уже зафиксирована и специалист начал с ней работать
Число участников процедуры передачи 6 3
Трудозатраты прочих участников Не изменились

Смысл изменения: если раньше каждая жалоба направлялась официальным бумажным письмом и путешествовала по компании «сверху вниз» по стандартной процедуре работы с письмами, задерживаясь на столе у каждого начальника, то теперь она напрямую отправляется тому, кто с ней работает, и копия контролеру бизнес-процессов.

Можно возразить, что раньше руководители зато были в курсе приходящих жалоб — но теперь все жалобы и действия по ним заносится в контрольную таблицу бизнес-процесса, и там их состояние может увидеть любой, в том числе и руководители.

Контролер бизнес-процессов и раньше должен был заносить их в таблицу, но бумажные письма ему не всегда удавалось «отловить», поэтому часть жалоб в таблицу не попадала, и сроки по ним срывались, а об этом никто не знал. например, письмо могло валяться на столе у начальника неделю и больше.

Теперь же претензия попадает к контролеру бизнес-процессов сразу в момент своего появления.

И главное — почти вдвое сократились сроки реагирования на претензии.

[3]

Пример оптимизации бизнес-процесса

Таких (или похожих) ситуаций множество в каждой компании. Они являются привычными для участников процессов, и поэтому их не замечают.

Это простой пример, где горизонтальные связи удешевляют и упрощают работу.

Вы удивитесь, но если Ваша компания больше 100 человек, то и у Вас такая передача информации через руководителей, вероятно, есть. А если более 500 человек — то стопроцентно есть.

[3]

Принцип горизонтальных связей, о котором написано выше, в компаниях от 500 человек может экономить сотни часов.

Примеры оптимизации бизнес-процессов. Пример №2

Тотальная оптимизация: убрали процесс вообще

30 человекочасов в месяц

Параметр Было Стало
Общая трудоёмкость процесса

30 минут в месяц

Число людей-участников процесса 6 человек 2 человека Срок процесса более 10 дней (иногда и не заканчивался) 1 день Качество результата Не устраивало клиента Устраивает клиента

В компании была проблема с формированием отчетов по внутрихолдинговым договорам. Процесс был не выстроен и вызывал регулярные конфликты. При этом качество конечного результата процесса было неудовлетворительным.

Что такое внутрихолдинговые договоры? Это когда между своими же компаниями есть сделки. Такие сделки налоговая проверяет более внимательно. Есть случаи, когда такие сделки проводятся на регулярной основе, каждый месяц, с постоянной ценой. Всё это может быть «выброшено» из затрат (при проверке), и значит, придется платить с этих денег налог на прибыль.

Хотя услуги фактически оказывались, этого недостаточно. Для обоснования этих сделок каждый месяц составлялись отчёты. Этими отчётами никто не хотел заниматься, все перекладывали друг на друга. В конце концов сложилось так, что отчёты возложили на тех, кто непосредственно оказывает услуги (на два отдела).

Эти люди плохо понимали в налоговом законодательстве, и их отчёты не устраивали бухгалтерию, бухгалтерия писала замечания, всё это долго исправлялось. Тем не менее каждый месяц создавалось до 12 отчетов, в которые включалась информация о фактически выполненных отделами работах. Трудоёмкость составления одного такого отчета — от 1 до 2 часов (к нему подшивались подтверждающие документы), плюс процесс проверок, передач друг другу, контроля наличия всех необходимых отчетов.

Всего порядка 30 часов в месяц, плюс регулярные конфликты и скандалы.

Была разработана новая форма отчёта, которая удовлетворяла требованиям законодательства, но не требовала внесения в неё каких-либо содержательных данных, а только дату, номер договора и подпись. (Т.е.убрали потребность каждый месяц подбирать документы и сочинять тексты).

Форма была согласована со всеми участниками, и оказалось, что в таком виде отчёт стал даже лучше.

Теперь отчёт стал правильным и делает весь комплект 1 человек за 15 минут. Осталось только провести его в бухучёте.

Разумеется, случаи бывают и не такими простыми. Мы уверены, что нет процесса, который нельзя было бы улучшить.

Например, распространены случаи, когда одна и та же работа выполняется в разных подразделениях, но об этом мы поговорим в следующих материалах.

Другие примеры оптимизации процессов можно посмотреть в нашей Базе знаний в разделе «Бизнес-процессы».

Оптимизация предприятия, оптимизация бизнеса — Что это такое?

Строго говоря, термин Оптимизация происходит от латинского слова optimus — наилучший, что подразумевает нахождение самого выгодного баланса между взаимоисключающими характеристиками.

Оптимизация (бизнеса, предприятия, процесса) нацелена на получение наилучших результатов при соответствующих условиях. Здесь «оптимизация» отличается от просто «совершенствования» или «улучшения» тем, что здесь есть измерение результатов. То есть определяем, что такое «наилучший результат», и ищем, как его получить. Грубо говоря, отличие в том, что мы выбираем, что для нас важнее: быстрее или дешевле, меньше брака или лучше дизайн. Если все эти свойства можно улучшить одновременно — то тогда конфликта нет, нет проблемы поиска оптимального результата.

Читайте так же:  Использование кбк в платежных поручениях

Однако на практике, в обиходной речи оптимизация — это синоним улучшения и совершенствования. Известны такие примеры, как оптимизация затрат, оптимизация штатной структуры, оптимизация бизнес-процессов, оптимизация документооборота.

Оптимизация и сокращение

Неверно понимать оптимизацию просто как сокращение.

Например, оптимизация предприятия чаще всего понимается как сокращение персонала («оптимизация штатной структуры») и сокращение расходов («оптимизация затрат»). При этом вопрос, как правило, ставится так: «сократить на 10%» или, в лучшем случае, «без чего мы можем обойтись?», подразумевая жертвы, «затягивание поясов» и т.п. Как следствие — снижается качество, увеличиваются сроки выполнения работ. Разве это «получение наилучшего результата»?

На самом же деле, расходы (расходы не только денег, но и всего: времени, сил, пространства, ресурсов и т.п.) делятся на полезные затраты и потери. Полезные затраты – это затраты на то, что нужно, что вносит свой вклад в результат. А потери – это то, что не нужно для получения результата. И этого ненужного – очень и очень много!

Именно из этого принципа и нужно исходить при оптимизации. То есть убирать – ненужное, усиливать – нужное.
Итогом оптимизации должны быть более высокие результаты, чем до нее. Соответственно, начинать оптимизацию можно и нужно не только в кризис.

Как и когда оптимизировать бизнес?

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия. Мы рекомендуем делать её в такой последовательности:

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели, определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

Видео (кликните для воспроизведения).

Затем нужно перейти к оптимизации бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные.

Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них.

Каковы основные шаги при работе с процессом?

→ формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),
→ измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения,
→ анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса),
→ изменение оптимизируемого процесса,
→ отслеживание результатов
Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз.

Затем — изменение системы управления. Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее — а потом смотрим, что необходимо изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др. Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.

Два подхода к оптимизации

Есть два «полюса» подходов к оптимизации
1. Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.
2. Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства.

Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.

Построение и оптимизация систем

После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:
• Оптимизация документооборота
• Оптимизация системы учета
• Оптимизация системы мотивации
• Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)
• Оптимизация системы управления качеством
• Оптимизация движения информации

Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.

Получайте полезные материалы

Наша рассылка «Приёмы и методы настройки бизнеса»

Выходит 1 раз в месяц:

→ Новые статьи в Базе знаний
→ Кейсы и примеры из практики
→ Инфографика
→ Чеклисты

38. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов. Достоинства, недостатки. Периодичность их проведения. Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов — частичное совершенствование существующих процессов компании, при котором процессы избавляются от явных недостатков и ошибок. Оптимизация бизнес-процессов применяется в тот момент, когда компании требуется улучшить показатели своей работы. Наибольший эффект дает совершенствование ключевых бизнес-процессов на уровне функций, поэтому при оптимизации иные процессы не подлежат рассмотрению и анализу.

Оптимизация бизнес-процессов тесно связана с организационной структурой компании. Поэтому в результате оптимизации именно она подвергается значительным изменениям, приводящим к необходимости изменения функций персонала и подчиненности сотрудников подразделений компании. В результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями, что приводит к снижению издержек. Время на получение результата, представляющего ценность для клиента, также сокращается, что приводит к росту прибылей компании. Правильно проведенная оптимизация дает возможность компании осознанно улучшить свою деятельность и уменьшить количество ошибок в ее управлении.

Оптимизация бизнес-процессов выполняется периодически, по мере необходимости. Результаты можно увидеть достаточно быстро и явно. Несмотря на то, что совершенствованию подлежат не все процессы компании, оптимизация должна завершаться качественной и количественной оценкой возможных ухудшений состояния компании от проведенных изменений.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Оптимизации бизнес-процессов противопоставляют реинжиниринг бизнес-процессов. Для принятия неотложных мер по выходу из кризиса следует проводить не оптимизацию, а реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг направлен на революционные изменения процессов организации. Его обычно проводят однократно, и он выполняется совместно с внедрением новой информационной системы на предприятии. Реинжиниринг бизнес-процессов предполагает построение двух моделей бизнес-процесса: КАК ЕСТЬ (AS IS) и КАК ДОЛЖНО БЫТЬ (TO BE), а затем внедрение последней на предприятии. Целью реинжиниринга является резкое улучшение ключевых показателей деятельности компании.

Реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от оптимизации, проводится однократно. Время на его проведения затрачивается гораздо больше, а результаты увидеть быстро не получится. Риски при проведении реинжиниринга, как и вероятность неудач значительно выше, чем при оптимизации. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов отличаются и по объему работ и по скорости получения результата.

Если затраты компании с каждым годом растут все быстрее по сравнению с ростом доходов предприятия, если управляемость в компании снизилась, а решение проблем затягивается, если бизнес не растет и он перестал быть конкурентоспособным, то пора задуматься о совершенствовании бизнес-процессов компании. Выгодой от совершенствования бизнес-процессов станет не только более четкое и прозрачное понимание того как работает компания, но то, что бизнес станет более управляемым.

Читайте так же:  Основания для издания приказа по «форме т-5а» приказа

Для проведения оптимизации или реинжиниринга бизнес-процессов в компании создаются специальные нормативные, организационно-правовые и распорядительные документы.

Как оптимизировать бизнес-процессы в организации

Для начала разберемся, что такое бизнес-процессы и их оптимизация. Вот что говорит «Википедия»:

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Оптимизация — процесс максимизации выгодных характеристик, соотношений (например, оптимизация производственных процессов и производства), и минимизации расходов.

Зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Вопрос об оптимизации, как правило, возникает в двух случаях:

Первый — когда собственники компании считают, что эффективность бизнеса снизилась. А именно, когда бизнес стал приносить меньше прибыли, чем раньше (или чем планировалось).

Второй — когда компания находится в стадии активного роста, и управление с помощью прежних методов становится затруднительным, а иногда и невозможным.

В каждом из этих случаев подход к оптимизации бизнес-процессов будет иметь разные цели, но общий порядок действий.

Случай номер один – прибыль недостаточна

Первое, что пытается сделать большинство организаций, — это сократить расходы. Чаще всего это выражается в сокращении штата и поиске более «дешевых» сотрудников и подрядчиков, и – следующим этапом – «экономия на зубочистках», а именно сокращение или ликвидация мелких сопутствующих услуг или продуктов. Это может быть использование более дешевой упаковки, фурнитуры, или (мы встречали и такое!) буквальное прекращение использования зубочисток и жевательных резинок в ресторане.

Почему же простое сокращение расходов не дает ожидаемого эффекта? Все просто: дело в том, что, сокращая расходы, мы выбрали только одну из трех составляющих процесса оптимизации. А где же максимизация выгоды? И где работа над соотношениями?

Случай номер два – управление затруднено

В такой ситуации, компании чаще всего пытаются найти супергероя. В качестве супергероя может выступать «опытный и талантливый управленец», директор по персоналу или начальник производства. Проблема здесь кроется в том, что найденному супергерою ставят какие угодно задачи, кроме той, выполнения которой от него реально ждут, — «навести, наконец, порядок».

С чего начать?

Итак, первое, что следует сделать, приступая к оптимизации бизнес-процессов, — это, независимо от размеров вашего бизнеса, честно ответить себе на вопрос, что заставило вас задуматься об оптимизации, и что вы хотите получить в итоге.

Как оптимизировать?

Чтобы получить нужный результат, вам потребуется совершить ряд шагов. Здесь мы рассмотрим лишь общий их порядок, поскольку каждый из этих шагов достоин отдельной статьи.

  1. Шаг первый – описание существующих процессов AS IS, то есть, как есть. Здесь важно сделать это максимально подробно и фактически точно, как если бы вы были дотошным репортером, засланным в компанию конкурентами.В результате у вас должна быть детальная картина того, какие «шестеренки» существуют в вашем бизнесе, и как они взаимодействуют друг с другом: как принимаются решения, из каких этапов состоит набор персонала, приемка товара, отгрузка, списание и т.д. и т.п. – все, все, все!
  2. Шаг второй – проанализировать описанные процессы с точки зрения потерь эффективности. На каком этапе и почему уходят клиенты? В какой момент вы упускаете выгодные предложения? Учитывать следует не только прямые потери денег, но и потери времени, информации, контроля.
  3. Шаг третий – решить, что именно можно предпринять, чтобы ликвидировать или уменьшить эти потери. Какие этапы каждого процесса можно сократить или упразднить? Где ваш персонал теряет время впустую?
  4. Шаг четвертый – решить, где и за счет чего можно создать дополнительную прибыль. За что еще ваши клиенты готовы были бы заплатить?
  5. Шаг пятый – описать бизнес-процессы TO BE – как это должно быть теперь, после оптимизации.

[2]

Однако, после того, как вы все проанализировали, продумали, приняли соответствующие решения и описали, работа еще не закончена.

Дело в том, что бизнес-процессы не работают сами по себе. Исполняет их ваши сотрудники. Поэтому не менее важным этапом является внедрение новых бизнес-процессов. И том, как это сделать грамотно, читайте в одной из следующих статей.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

С чего начать оптимизацию бизнес-процессов

Когда стоит выбор: уйти с рынка или заняться оптимизацией внутренних бизнес-процессов – компании чаще выбирают второй вариант. Андрей Коптелов составил план – что именно надо делать и какие нюансы учитывать для повышения операционной эффективности.

Долгое время российские компании могли себе позволить вольготное существование, конкуренция была минимальная, рынки росли, и многие менеджеры строили компании, опираясь скорее на модели интенсивного развития, чем на повышение операционной эффективности. Падают продажи – давайте добавим ресурсов в подразделения продаж, усилим рекламный бюджет – и все будет хорошо, оборот будет расти.

Однако времена изменились и теперь уже сложно решать возникающие в компании проблемы простым накачиванием финансовых и трудовых ресурсов. Многим менеджерам приходится спуститься с небес стратегического планирования на землю и обратить внимание на качество производимой продукции и оказываемых услуг, на процессы создания новых услуг, на существующие бизнес-процессы и начать непрерывную оптимизацию или даже реинжиниринг деятельности.

Часто меня спрашивают, как убедить менеджмент нашей компании в том, что необходимо оптимизировать существующие бизнес-процессы? Ответ – простой, если менеджеры и владельцы компании, находящейся на конкурентном рынке, не хотят повышать операционную эффективность, конкуренция заставит их заниматься оптимизацией внутренних бизнес-процессов, либо компания будет вынуждена уйти с рынка. На практике можно заметить, что как только в отрасли усиливается конкуренция, компании предпочитают первый вариант.

Банковский сектор, телекоммуникационные компании, розничная и оптовая торговля, туризм, страхование, авторынок, обучение, производство – в этих отраслях сейчас многие из игроков стали совершенствовать свои управленческие модели с целью сократить затраты на текущие бизнес-процессы, повысить качество результатов или уменьшить время ожидания ответа клиентом. Есть примеры, когда перед менеджментом в банковском секторе ставятся задачи сократить на треть все операционные затраты за три года, и это не предел.

Кто-то по-привычке сокращает персонал на 5-10% и надеется, что остальное образуется само собой. На первое время данное решение может помочь. Однако нужно смотреть глубже, нужно начинать наводить в компании порядок, проводя анализ существующих бизнес-процессов, приоритезацию проблем, считать стоимость используемых ресурсов, закреплять лучшие практики исполнения бизнес-процессов в регламентах и информационных системах.

Существует множество различных управленческих инструментов, которые в целом можно охарактеризовать, как наведение порядка, обнаружение операций в процессах, без которых можно обойтись, и, конечно, автоматизация максимального числа операций и даже перевод большинства каналов взаимодействия с клиентом в online. Компании на туристическом рынке, управления финансами, высшего и дополнительного образования, телекоммуникаций, страхования активно уходят в Сеть для кардинального сокращения затрат – еще один тренд.

Читайте так же:  Возможно ли рефинансирование займов

Как начать оптимизацию бизнес-процессов

Чтобы начать оптимизацию процессов, необходимо вывести из зоны комфорта менеджмент компании, и тут главное – это заинтересованность высшего менеджмента и поддержка акционера. Наиболее простым решением в данной области является организация регулярного комитета по оптимизации и трансформации бизнес-процессов, именно этот орган, возглавляемый генеральным директором, даст старт работам по трансформации компании.

Очень часто в качестве исполнителя решений комитета в компании создается процессный офис, который берет на себя задачи по оптимизации бизнес-процессов. Например, решением комитета могут быть выбраны несколько ключевых бизнес-процессов, в которых необходимо сократить затраты на 30%, ответственным за данный проект назначается кто-то из заместителей генерального директора, а сотрудники процессного офиса являются рабочими руками, силой которых процессы будут оптимизированы.

Очень важна взаимосвязь процессных офисов с другими подразделениями. В первую очередь необходима поддержка IT-специалистов, ведь изменения в бизнес-процессах, как правило, требуют изменений в информационных системах. Однако на практике от IT-специалистов часто можно услышать, что они очень заняты, и в ближайшие месяцы не освободятся от решения срочных задач. Именно поэтому при оптимизации процессов, в первую очередь, необходимо выделять те мероприятия, которые можно сделать быстрее с минимальными затратами ресурсов, так называемые Quick Win – это важный шаг.

Если начинать оптимизацию, то в первую очередь необходимо определить перечень процессов, далее – закрепить ответственных среди заместителей генерального директора. Возможно, за оптимизацию каких-то процессов возьмется и генеральный директор. Далее закрепить проектные группы с участием специалистов процессного офиса и составить планы проектов оптимизации процессов, где детально расшифровать, кто и что должен сделать в течение означенного времени.

Первым шагом является описание выбранного бизнес-процесса. На этом шаге нельзя долго задерживаться, нужно в общем виде описать процесс, существующие проблемы, текущие и целевые показатели, после чего начинать его анализ и генерацию предложения по оптимизации. Главное – смотреть не только внутрь процесса, но и наружу, анализируя предпочтения потребителей, способы организации процессов в конкурирующих компаниях, выбирая те предложения, которые возможно внедрить в вашем бизнесе.

Часто все предложения группируются в три раздела, первые должны быть внедрены на горизонте от одного месяца до трех месяцев, второй раздел требует серьезной трансформации процесса и требует от трех месяцев до полугода, ну, а третий раздел содержит перечень мероприятий, длительность внедрения которых может потребовать более полугода.

Можно поддержать процесс генерации оптимизационных предложений активностью рядовых участников бизнес-процесса, создав в компании «стену плача» или «банк идей». Этот инструмент позволяет собрать все предложения по процессу от исполнителей, и, сгруппировав их в зависимости от возможного экономического эффекта, включить в план оптимизации процессов. И хотя из тысячи предложений может быть только 10 стоящих, именно они, возможно, станут ключевыми для оптимизации процесса или даже нахождения нового рынка.

Дорогу осилит идущий, и если не предпринимать усилий, то с большой вероятностью компания будет терять операционную эффективность. Необходимо регулярно оптимизировать существующие процессы, добиваясь, чтобы компания была в «хорошей форме».

Андрей Коптелов, опубликована на E-xecetive

Цель оптимизации бизнес-процессов — повышение эффективности

Бизнес-процессы выполняются не ради самих себя, а с целью достижения плановых значений закреплённых за ними показателей. Например, основная цель бизнес-процесса комплектования заказа на складе — это выполнение обязательств перед клиентом по комплектности и времени отгрузки.

Оптимизация бизнес-процессов проводится с целью сокращения расхода ресурсов на достижение планов по показателям, то есть с целью повышения эффективности бизнес-процессов. Например, целью оптимизации бизнес-процесса отгрузки заказов может являться снижение стоимости логистических операций при условии соблюдения нормативных сроков и точности выполнения заказа.

Цели оптимизации бизнес-процессов определяются в стратегии предприятия, подробнее об этом написано в разделе «Совершенствование бизнес-процессов предприятия».

Если в определённый момент развития предприятия вы обнаружили, что

— решения в компании принимаются не позволительно медленно,

— решения реализуются медленно и не качественно,

— периодически выясняется, что те или иные аспекты деятельности предприятия остались без контроля,

— среди сотрудников растёт психологическое напряжение, связанное с неурегулированностью прав, обязанностей, ответственности,

— выполнение элементарных рабочих операций требует непозволительно много времени, сил, телефонных звонков, согласований, служебных записок,

имеет смысл заняться оптимизацией бизнес-процессов с целью повышения эффективности работы. Отметим, что в ряде случаев эту работу целесообразно провести, не дожидаясь указанных симптомов, например, в случае существенного изменения организационной структуры или при внедрении новой управленческой информационной системы.

В разделе «Стоимость описания бизнес-процессов» мы отвечаем на самый популярный вопрос заказчиков этой услуги.

Как заказать наши услуги

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

«Железные» бизнес-процессы

Один из способов повышения эффективности работы предприятия — это оптимизация бизнес-процессов. Эффективность — это отношение результата к затраченным усилиям. Оптимизация бизнес-процессов — это в свою очередь комплекс мероприятий, направленных на повышение их эффективности. Несмотря на многообразие методик по проведению оптимизации далеко не всегда удается достичь желаемого результата. Рассмотрим подробно причины, по которым оптимизация оказывается не успешной.

Процесс оптимизации обычно выглядит так.

  1. Определение цели оптимизации. Определяем критерии, по которым сможем судить о результате проведения оптимизации.
  2. Анализ бизнес-процессов, составление плана оптимизации. Здесь мы составляем перечень бизнес-процессов, определяем их назначение и место в деятельности предприятия, записываем их в выбранной нотации, уточняем детали. Составляем план того, что нужно сделать для достижения целей с учетом существующих бизнес-процессов.
  3. Выполнение плана оптимизации. Выполнение плана, мониторинг достижения цели оптимизации.

Рассмотрим подробно каждый этап при проведении оптимизации.

Определение цели оптимизации

Цель — это желаемый результат, который нужно достигнуть за определенный промежуток времени. При этом цель должна быть измеримой, ее достижение должно быть возможным с учетом имеющихся ресурсов (люди, деньги, материалы). Если в поставленной цели отсутствует хотя бы один указанный компонент, то она становится бесполезной. В этом случае сложно определить, достигли мы результата или нет. На практике довольно часто бывает так, что цель окончательно определяется уже в процессе оптимизации, что является нормальным. Поэтому данный фактор может привести к провалу, только если над целью совсем не ведется работа. Но тогда, очевидно, что и сам проект по оптимизации бесполезен.

Анализ бизнес процессов, составление плана оптимизации

Основная причина неуспеха — это инженерный подход к анализу и составлению плана оптимизации. Если мы описываем технологию производства, например, стула, то схема будет однозначной. Если мы описываем процесс работы мастера-сборщика, который собирает стул, то схема будет приблизительной, ведь он может отойти от правил. Человек может устать, заболеть, работать с маленькой скоростью из-за плохого настроения, проявлять инициативу и отходить от правил. Все это входит в понятие рабочая среда человека, частью которой он сам является. Рабочая среда — это комплекс орудий труда, условий труда и мотивации сотрудника к работе. Попытка разложить бизнес-процессы на составляющие шаги, оптимизировать их, но при этом не менять рабочую среду изначально противоречива. Рассмотрим пример оптимизации процессов курьерской службы. Сотрудники курьерской службы доставляют корреспонденцию в пределах одного города. Утром они заезжают в офис, сдают отчет о выполненных заданиях, получают новые задания на доставку, корреспонденцию и затем в течение дня их выполняют. Поставлена задача повышения процента выполнения заявок в срок на определенную величину. Схема бизнес-процесса выглядит так (Рис 1):

Читайте так же:  Как написать заявление о переносе отпуска (изменение даты отпуска) правильно

Рисунок 1. Схема процесса выполнение заданий на доставку корреспонденции

Если в оптимизации отталкиваться только от бизнес-процесса, тогда мы получим следующие варианты:

  • «Контроль исполнения заявок». Добавить число диспетчеров, которые принимают отчеты о выполненных заданиях. Разработать форму отчетности, которая облегчает перенос невыполненных заданий в список заданий на следующий день.
  • «Подготовка списка задач на день». Нужно организовать подготовку списка заданий заранее. Для этого ввести стандартный бланк заявки на доставку для отправителей. Либо принимать заявки в электронном виде, чтобы автоматически формировать из них задачи на день
  • «Планирование маршрутов». Планировать маршруты так, чтобы одному курьеру выдавались задания, чьи адреса расположены рядом друг с другом.
  • «Выполнение задания № (1,2,3…N)». Ужесточить контроль за выполнением заданий, обязать курьеров звонить каждый раз по окончании выполнения очередного задания, чтобы контролировать появление простоев и ликвидировать их в дальнейшем.

Теперь рассмотрим рабочую среду курьера и определим целесообразность предложенных мероприятий.

  • Работа курьера чаще всего низкооплачиваемая. Для большинства людей это временная занятость. Кроме того, это работа, которая не несет перспектив, и усилия для ее выполнения будут прикладываться минимальные.
  • Если не будет прямой связи между результатом и оплатой труда, то возникнет закономерное желание не торопиться с выполнением заданий.
  • Необходимость оплачивать за свой счет проезд, мобильную связь, обед, покупать одежду для работы также заставляет делать приоритет на экономии своих затрат, а не на скорейшем выполнении заданий.
  • Для курьера лучше, если последний адресат по последней задаче будет находиться ближе к месту проживания. Так можно вернуться домой раньше.
  • Низкий социальный статус курьера снижает желание работать хорошо. Отношение к курьерам чаще всего хуже, чем, например, к менеджерам по продажам.

Что произойдет, если проигнорировать рабочую среду курьера и выполнить рекомендации на основе только схемы бизнес-процессов?

  • «Контроль исполнения заявок». Курьер не заинтересован в скорейшей сдаче отчета. Получается, что мы делаем возможным сдачу отчета одновременно нескольким курьерам, а сами курьеры в этом не заинтересованы.
  • «Подготовка списка задач на день». В этом этапе курьеры не участвуют. Допустим, что в данном примере все предложенные изменения действительно повысят скорость формирования заданий на день.
  • «Планирование маршрутов». Курьер заинтересован в том, чтобы при выполнении заданий возникало как можно больше препятствий. Тогда у него будет законное основание не выполнять остальные задания, назначенные на этот день.
  • «Выполнение задания № (1,2,3…N)». Курьер будет по возможности избегать звонков с мобильного телефона за свой счет, потому что у него маленькая зарплата.

Таким образом, применяя на практике инженерный подход, когда мы игнорируем рабочую среду и основываемся лишь на бизнес-процессах, большая часть изменений изначально обречена.

Выполнение плана оптимизации

На этом шаге есть три основные проблемы: низкая исполнительская дисциплина, слабое взаимодействие участников процесса и сопротивление персонала изменениям.

Низкая исполнительская дисциплина является следствием постановка задач на основе теории Тейлора. Теория предполагает систему управления, которая базируется на иерархии и авторитарном принятии решений. При таком подходе руководитель отдает приказ и требует его выполнения независимо от согласия сотрудника. Люди, в отличие от других ресурсов, имеют свое мнение по всем вопросам и даже по приказам. В итоге сотрудник будет искать возможность выполнить работу так, как считает нужным. А если это невозможно, то не будет заинтересован в ее выполнении. Рассмотрим пример с курьерской службой. Нужно доставить один из документов обязательно сегодня. Курьеру поставлена задача в виде «этот документ должен быть доставлен сегодня обязательно». Адрес доставки находится дальше, чем адреса по остальным заданиям. Курьер принимает решение доставить этот документ в последнюю очередь, чтобы успеть доставить остальные документы. В итоге он опаздывает к концу рабочего дня получателя документа и не успевает его отдать. Здесь мнение курьера изменило приоритеты выполнения заданий, с его точки зрения это выглядит разумно, он успел выполнить большее число заданий.

Сопротивление персонала является следствием недостаточной информированности сотрудников при проведении изменений. Если оптимизация сделает работу более удобной, даст возможность выполнять ее быстрее и получать за это ту же заработную плату, то любой сотрудник будет только «за». Но когда сотрудник об этом не знает, он может сделать предположение на основе слухов или обрывков информации. И предположения чаще всего негативные, о сокращении штата, об увеличении рабочей нагрузки без увеличения заработной платы. Другой случай, когда оптимизация повлечет за собой сокращение численности персонала. Для сотрудников, которые будут сокращены, возникает угроза положения. И если они догадаются об этом до официального объявления, то сопротивление с их стороны будет логичным.

Видео (кликните для воспроизведения).

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2018

Источники


  1. Астахов Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Астахов, Павел. — М.: Эксмо, 2009. — 320 c.

  2. Пиголкин, Ю.И. Атлас по судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2015. — 726 c.

  3. Корпоративное право. Актуальные проблемы. — М.: Инфотропик Медиа, 2015. — 242 c.
  4. Дьяченко, Е. Б. Контроль за корпорациями. Доктрина и практика / Е.Б. Дьяченко. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 142 c.
  5. . Якушев, А. В. Теория государства и права (конспект лекций) / А.В. Якушев. — Москва: Огни, 2000. — 192 c.
Оптимизация бизнес процессов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here