Порядок оформления местной командировки

Полезная информация на тему: "Порядок оформления местной командировки" с комментариями и ответами на вопросы. На странице собрана вся информация по теме, что позволяет сделать верные выводы и принять решение. По всем вопросам обращайтесь к дежурному консультанту.

Оплата местной командировки

Вопрос: Организация находится в г. Москве. При этом направляет работника в командировку на срок более десяти дней в другую организацию, также расположенную в г. Москве.

Должна ли организация, командирующая работника, выплачивать ему в период нахождения в командировке средний заработок и суточные?

Ответ: В случае направления организацией, находящейся в г. Москве, работника в командировку в другую организацию, также находящуюся в г. Москве, за данным работником на период нахождения в командировке сохраняется средний заработок, а суточные данному работнику не выплачиваются.

Обоснование: В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно статье 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Пунктом 9 Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), определено, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Никаких исключений из этого правила ни ТК РФ, ни Положением № 749 не установлено.

Таким образом, средний заработок сохраняется за работником в случае направления его в любую служебную командировку, независимо от того, находится ли место командировки в месте постоянного жительства этого работника, и имеет ли работник возможность ежедневно возвращаться в место постоянного жительства.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

При этом необходимо учитывать, что согласно статье 8 ТК РФ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

В соответствии с абзацем четвертым пункта 11 Положения № 749 при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Кроме того, как было указано выше, суточные представляют собой возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием работника вне места постоянного жительства, а в рассматриваемой ситуации проживание работника вне места постоянного жительства отсутствует.

Исходя из вышеизложенного, в случае направления организацией, находящейся в г. Москве, работников в командировки в другие организации, также находящиеся в г. Москве, за данными работниками на период нахождения в командировках сохраняется средний заработок, а суточные данным работникам не выплачиваются.

Служебная командировка

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

То есть под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Нормативная база

Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

выполнения служебного поручения;

поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

поездка ограничивается определенным сроком;

работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

В каких случаях поездка не считается служебной командировкой

Служебной командировкой нельзя считать:

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Виды служебных командировок

В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

краткосрочные и длительные командировки;

одиночные и групповые;

плановые и внеплановые.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Читайте так же:  Для чего выдается 2-ндфл при увольнении

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Гарантии командированным работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

сохранение рабочего места и должности;

сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Возмещение расходов по служебной командировке

Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);

стоимости проезда до места назначения и обратно;

расходов по аренде жилого помещения;

иных дополнительных расходов.

Режим рабочего времени командированных сотрудников

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Порядок оформления служебной командировки

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально оформлена. Для признания командировки действительной необходимо оформить:

распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

отчет о проделанной работе;

При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Порядок документального оформления служебных командировок

«Кадровый вопрос», 2012, N 7

«Российский бухгалтер», 2012, N 7

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Для оформления служебных командировок применяются унифицированные формы:

  1. служебное задание (унифицированная форма N Т-10а).

Составляет и подписывает служебное задание на командировку руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится командируемый работник.

Служебное задание необходимо для того, чтобы сформулировать основные вопросы, которые предстоит решить работнику в ходе служебной командировки, дать конкретные поручения по основным вопросам. При направлении работника в служебную командировку с целью проведения переговоров целесообразно в служебном задании перечислить основные вопросы, подлежащие обсуждению в ходе переговоров, а также документы, которые должны быть выработаны или подписаны сторонами во время переговоров.

На основании служебного задания, подписанного руководителем структурного подразделения и утвержденного руководителем организации, кадровая служба оформляет приказ о направлении работника в командировку;

  1. приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ о направлении работников в командировку (форма N Т-9а).

При заполнении приказа необходимо указать следующие данные:

Работник должен поставить подпись на документе, что подтверждает факт его ознакомления с приказом. Трудовое законодательство предусматривает, что направление в служебные командировки определенных категорий работников допускается только с их письменного согласия. При этом работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. К таким категориям относятся:

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет;
  • отцы, воспитывающие детей без матери;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;
  • опекуны (попечители) несовершеннолетних.

Законодательством запрещено направлять в командировки:

  • беременных женщин;
  • работников в возрасте до 18 лет;
  • работников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством.

Унифицированная форма N Т-9

  1. командировочное удостоверение (форма N Т-10).

Направление работника в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Читайте так же:  Поступление основных средств к учету

Составляется командировочное удостоверение кадровой службой (или иным уполномоченным подразделением) в одном экземпляре на основании приказа о направлении работника в командировку, подписывается руководителем организации и выдается работнику на руки. Командировочное удостоверение является фактическим подтверждением времени нахождения в командировке.

В командировочном удостоверении указываются:

  • фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и наименование должности (профессии) работника, а также место назначения и цель командировки указываются в соответствии с приказом о направлении работника в командировку;
  • срок командировки переносится из служебного задания, исчисляется в календарных днях и включает в себя только время нахождения работника в месте командирования;
  • реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность командированного работника. Командировочное удостоверение с незаполненным полем «Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа» является недействительным;
  • в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и вместе с командировочным удостоверением и отчетом о командировке передается в бухгалтерию.

Какие документы нужны для командировки?

Оформление поездки в командировку требует особого внимания и соблюдения определенных правил. Каждый год меняются условия, правила, по которым осуществляется учет, и порядок проведения расчетов, что требует пристального внимания бухгалтерии организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Командировка – это выезд за пределы офиса/предприятия согласно оформленному приказу руководителя.

Она может быть плановая, спланированная и внеплановая, продолжительная и краткосрочная.

Командировка может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на группу работников. По приказу руководителя командированные могут направляться в поездку как по России, так и за границу.

Законодательная база

Если неправильно оформить документацию, командировка может быть признана недействительной. Поэтому требуется выполнять условия и правила, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

Нормативно-правовых актов, сводов и прочих документов, регулирующих данный процесс очень много. Из них можно отметить:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации (гл. 24). Здесь сопоставляются трудовые отношения и сама командировочная поездка.
  2. Налоговый кодекс Российской Федерации, в котором регламентируется порядок налогообложения командировочных.

Кроме того, в данной сфере действуют также различные постановления Правительства РФ (например, за номером 729, 749 и т.д.).

Сотрудникам, направляемым в командировку, нужно понимать, что получение гарантий и компенсаций, оговоренных в Трудовом Кодексе, возможно лишь при наличии трудового договора.

В статье 11 ТК РФ говорится, что те работники, которые заключили договор ГПХ, также не имеют право претендовать на определенные выплаты, предусмотренные правовыми актами.

Статья 166 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает само понятие командировки. Также, в ней оговаривается, что при разъездном характере трудовой деятельности сотрудника, поездка за пределы офиса не может считаться командировкой.

Статья 167 ТК Российской Федерации поясняет, что за командированным сотрудником должно сохраняться его место работы и заработная плата.

Основанием для отправки сотрудника в командировку служит приказ руководителя с обязательным указанием цели поездки и ее периода.

Порядок оформления

Самым первым оформляется приказ о командировке. В нем указывается цель и место поездки.

После приказа командированному лицу выдается путевой лист, но только в том случае, если в поездке будет использоваться личный или служебный транспорт. В этом же случае оформляется и служебная записка.

В конце командировки подразумевается составление авансового отчета, который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке.

Документы для командировки

Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки. При этом необходимо оформление определенных документов.

Перед поездкой

Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.

Образец служебной записки здесь.

В ней должна быть указана:

  • цель поездки;
  • обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
  • срок командировки.

[3]

Как оформляется журнал учета местных командировок? Смотрите тут.

Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.

Однако, если на предприятии утверждена другая форма приказа, то можно воспользоваться ей.

Основанием для оформления приказа является служебная записка. Приказ передается командированному лицу для ознакомления и подтверждения, посредством личной подписи.

Образец приказа на командировку сотрудника здесь.

Маршрутный лист

Маршрутный лист выдается командированному работнику в случае его поездки на личном или корпоративном транспорте. Такая поездка возможна лишь с письменного разрешения руководителя.

Видео (кликните для воспроизведения).

В данном документе прописываются:

  • дата отъезда, которая является началом командировочной поездки;
  • дата приезда, которая является окончанием командировочной поездки;
  • наименование предприятия, которое выдала данный документ;
  • данные сотрудника (ФИО, сведения медицинского осмотра);
  • должностная категория командированного работника;
  • данные о машине (марка, госномер);
  • маршрут поездки, то есть, куда именно отправляется сотрудник.

Бланк маршрутного листа здесь,

образец заполнения маршрутного листа здесь.

Служебная записка

В случае, когда нет документов по расходам и затратам, служебная записка служит доказательством командировки.

В ней проставляется время и дата по прибытии и отъезду в пункте назначения.

Образец служебной записки здесь.

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выдается только в том случае, если сотрудник направлен в страны СНГ.

Бланк командировочного удостоверения здесь,

образец заполнения командировочного удостоверения здесь.

Читайте так же:  Правила заполнения декларации по усн

На личном транспорте

Если сотрудник желает отправиться в командировку на личном автомобиле, то ему следует сначала получить письменное разрешение руководителя. Только после этого он может воспользоваться в командировке личным автомобилем.

При этом составляется служебная записка с указанием марки и государственного номера автомобиля.

Местная командировка

Термин «местная командировка» используется в поездках при выполнении поручения руководителя в том же населенном пункте, где находится офис сотрудника. Однако, командировкой такая поездка по сути не является.

За работником, в таком случае, сохраняется его рабочее место и заработная плата. А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют.

За границу

При отправке сотрудника в командировку за границу, все действия идентичны при командировке на территории России. В этом случае командировка должна быть внесена в табель.

При этом составляется доклад, который должен объяснить причину направления в такую командировку именно данного работника. Затем издается приказ с описанием цели поездки и периода.

Если сотрудник отправляется в страны СНГ, то ему выдается командировочное удостоверение.

Перед поездкой командированному работнику выплачивается аванс, а также производится расчет предстоящих затрат.

Документы после поездки

После командировки, работник обязан отчитаться о произведенных расходах, а также о выполнении служебного поручения.

[3]

Авансовый отчет

Данный отчет является документом, оформляемым по прибытию сотрудника из командировки. В нем он отчитывается о всех затратах и расходах.

В авансовом отчете в обязательном порядке указываются:

  • сумма выданного аванса перед поездкой;
  • данные командированного сотрудника (ФИО и должность);
  • затраты в поездке, подтвержденные чеками и квитанциями;
  • остаток от выданной денежной суммы;
  • описание прилагаемых документов, квитанций и чеков.

Бланк авансового отчета здесь,

образец заполнения авансового отчета здесь.

Подтверждающие расходы на проезд и проживание

Документами, которые подтверждают проживание командированного сотрудника, являются квитанции об оплате номера в отеле/гостинице.

При аренде жилья, что в некоторых случаях будет достаточно экономичным способом проживания, предоставляется договор аренды, с прописанной суммой.

При расходах на питание прилагаются соответствующие чеки.

Возмещение финансовых затрат

Каждый командированный при наличии трудовых отношений имеет возможность возмещения финансовых затрат в служебной поездке, которое выплачивает работодатель.

Оплата суточных

Для командированных сотрудников, выполняющих служебное задание на территории России, предусмотрена оплата 700 рублей в сутки.

А для работников, находящихся в командировке за границей, такой норматив будет равен 2,5 тысяч рублей.

Суточные выплаты не облагаются НДФЛ. Если же, суточные выплачиваются свыше указанных нормативов, то придется уплатить страховые взносы.

Какие последствия отказа от командировки? Информация здесь.

Как оформляется командировка за границу? Подробности в этой статье.

Оплата рабочего времени

Оплата рабочего времени производится, исходя из локального документа, составленного внутри организации. Например, она может быть рассчитана из расчета среднемесячной оплаты труда.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство предусматривает перечень всех необходимых документов, которые нужно оформить при направлении сотрудника в командировку в 2019 году.

На видео об оформлении командировки

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Разрабатываем положение о командировках

Автор: Ирина Атаманова, старший менеджер финансово-экономического отдела компании «ГЭНДАЛЬФ»

Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть.

Зачем нужно внутреннее положение о командировках

Необходимость составления положения о командировках и введения в силу как внутреннего локального документа обусловлена рядом причин важных не только для работодателя, но и для командируемого сотрудника.

[2]

С точки зрения работодателя намного проще пользоваться одним единым документом, регламентирующим закрепление видов командировок, характер и величину возмещаемых расходов, специфику отчетности, а также действие различных служб при оформлении командировок и пр.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН.

С точки зрения работника или совместителя, который направлен в командировку, предоставляются сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке, возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Для правильного составления положения о командировках необходимо ознакомиться со структурой разделов и выделить главные пункты, которые необходимо зафиксировать в положении.

Структура положения о командировках

Как правило структура положения о командировках включает типичные разделы, но существуют и дополнительные разделы, которые зависят от специфики деятельности того или иного предприятия.

Рассмотрим основные разделы:

порядок оформления служебной командировки;

порядок оплаты труда командированных расходов и гарантии при направлении в служебные командировки;

порядок предоставления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки;

иные пункты, в зависимости от специфики направления компании.

Общие положения:

Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий.

Здесь раскрываются понятие и виды служебных командировок, определяется круг лиц, на которых распространяется действие данного положения.

В трудовом законодательстве установлен запрет на направление в служебные командировки определенному перечню лиц: беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, и иные лица, указанные в ТК РФ.

Читайте так же:  Ключевые моменты составления акта об отсутствии на рабочем месте

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками, например:

служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы (т.е. в течение рабочего дня выезды к клиентам), если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;

поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;

выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Оформление служебной командировки

В данном разделе следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников. В компании могут использоваться не только унифицированные формы оформления командировки, но и неунифицированные, принятые в виде официального документооборота внутри компании. В таком случае необходимо зафиксировать в положении обязательные пункты, которые должны содержать:

ожидаемый результат командировки. Цель и результат необходимы работодателя для понимания целесообразности планируемой командировки;

способ поездки: каким видом транспорта планируется поездка (самолет, поезд, личный транспорт). Указывается, необходимо ли провести заказ и оплату билетов работодателем по безналичному расчету, или командируемый сотрудник будет производить оплату за наличный расчет. Если согласована поездка в командировку на личном автомобиле, то в этом случае прикладывается расчет затрат на ГСМ;

вид проживания: гостиница или съемная квартира;

срок командировки в соответствии с билетами (дата отправления и дата прибытия). Если конечная дата не известна, необходимо указать предполагаемую. Исходя из количества дней производится расчет суточных;

наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре с клиентом.

Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Основанием для направления в командировку является письменное решение работодателя в виде приказа о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Информация о командировании работника вносится в журнал внутрифирменного учета служебных командировок.

Необходимо заметить, что журналы регистрации командированных работников теперь необязательны. Однако работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

Важно учесть, что с 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Это существенно упрощает порядок направления работника в командировку. Но многие работодатели придерживаются старого порядка, закрепив условия его применения в положении о служебных командировках.

Срок командировки

Срок командировки работников определяется решением работодателя с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Если принято решение проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте (служебной машине), необходимо отразить данный факт в приказе о направлении в командировку. Это и будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:

найма жилого помещения;

затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии.

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере.

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:

по Москве и Санкт-Петербургу:

Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 600 руб. в сутки;

Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;

Читайте так же:  Работа в ночное время — как оплачивается, продолжительность

по остальным городам:

Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;

Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. — для командировок по территории России;

2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Однако ТК РФ не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении работников в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 г. предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Гарантии работодателей перед работниками

В положении о командировках необходимо зафиксировать гарантии работников при направлении в служебные командировки.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

Рекомендуется выход сотрудника на работу в день отправления в командировку или прибытия из нее. Иное согласовывается с работодателем.

В положении следует определить порядок и сроки представления отчетов о командировке.

Форма отчета командируемого о проделанной работе не регламентируется нормативными документами. Его содержание определяется исключительно спецификой деятельности предприятия и должностными обязанностями работника. Однако имеет смысл в положении привести образец такого отчета для командируемых сотрудников, иначе зафиксировать, что отчет составляется в произвольной форме.

По возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ является обязательным для заполнения.

Следует установить полномочия по заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам, порядок выдачи перерасхода и возврата неиспользованного остатка денежных средств, выданных под отчет.

Например, в положении можно учесть специфику состава предоставления подтверждающих документов, а также конкретизировать по видам:

билеты на проезд, страховой полис и багажный билет, прилагаемые к билету. К электронному билету на самолет необходимо приложить посадочный талон. Посадочный талон не предоставляется в случае приобретения электронного ж/д билета. Если билет для сотрудника закупает сторонняя организация, предоставляется товарный чек с указанием стоимости билета и стоимости услуг посредника (сервисный сбор) и чек;

если проживание в гостинице оплачивалось сотрудником за наличные (либо оплачивал клиент), то необходимо предоставить чек. При отсутствии чека гостиница выписывает счет на бланке строгой отчетности;

чеки или подтверждения по другим расходам, установленным к возмещению действующим положением (бензин, Интернет, телефон, ГСМ, такси и пр.);

авансовый отчет в установленной форме.

В некоторых случаях для возмещения перерасхода от работника требуют письменное заявление. Если такой порядок практикуется, ему необходимо придать нормативную силу путем упоминания в Положении.

Например, если работник добирался до места командирования на личном транспорте, тогда по возвращении из командировки сотрудник представляет работодателю служебную записку, в ней указывается фактический срок пребывания в командировке и прилагает оправдательные документы, которые подтверждают использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

В противном случае дополнительные права возникают у предприятия. Ст.137 ТК РФ предусмотрено при несвоевременном возврате денежных средств удержание их из заработной платы работника с его письменного согласия. В Положении необходимо разработать механизм удержания, его сроки, письменного уведомления работника, а также утвердить форму документа-основания для удержания (приказ или распоряжение).

Дополнительные разделы

Видео (кликните для воспроизведения).

К дополнительным разделам можно отнести действие отдельных служб при оформлении командировки, права и обязанности командируемого сотрудника, виды взысканий за несвоевременное оформление документов или отсутствие оправдательных документов, заключительные положения и прочее.

Источники


  1. CD-ROM. Теория государства и права. Учебник для вузов. — Москва: Высшая школа, 2014. — 991 c.

  2. Ушаков, Н.А. Международное право; Institutiones, 2011. — 304 c.

  3. Чашин, А. Н. Лишение водительских прав. Как автовладельцу выиграть судебный процесс / А.Н. Чашин. — М.: Дело и сервис, 2017. — 969 c.
  4. Марченко, М. Н. Проблемы теории государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 766 c.
  5. Ильин, В.А. История и методология физики. Учебник для магистратуры / В.А. Ильин. — М.: Юрайт, 2016. — 800 c.
Порядок оформления местной командировки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here