Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Полезная информация на тему: "Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении" с комментариями и ответами на вопросы. На странице собрана вся информация по теме, что позволяет сделать верные выводы и принять решение. По всем вопросам обращайтесь к дежурному консультанту.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация активов

Под активами государственного бюджетного учреждения в целях проведения инвентаризации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, материальные запасы, драгоценности, денежные средства и прочие финансовые активы.

Инвентаризации подлежит все активы государственного бюджетного учреждения независимо от их местонахождения (в том числе активы, находящиеся на ответственном хранении, арендованные, а также не учтенные по каким-либо причинам).

Активы инвентаризируются по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Перед началом инвентаризации активов инвентаризационные комиссии обязаны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств). А материально ответственные лица (в том числе лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества) должны дать расписки о том, что все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

[3]

Участие материально ответственных лиц при проверке фактического наличия активов обязательно.

Для отражения данных о фактическом наличии активов применяются следующие регистры бухгалтерского учета: Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087); Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088); Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086); Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

На активы, находящиеся на ответственном хранении, а также на арендованные активы составляются отдельные инвентаризационные описи.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

До начала инвентаризации основных средств необходимо проверить:

  • 1) наличие и состояние регистров аналитического учета;
  • 2) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
  • 3) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений необходимо проверить наличие документов о закреплении права оперативного управления этими объектами или права хозяйственного ведения.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств подлежат инвентаризации также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и полученные в пользование.

По указанным объектам составляется отдельная опись.

При инвентаризации нематериальных активов следует проверить: наличие документов, подтверждающих права организации на его использование; правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации непроизведенных активов проверяется наличие документов, подтверждающих право оперативного управления собственностью и законодательное закрепление за учреждением земли, ресурсов недр и т.п., а также своевременность отражения в бухгалтерском учете.

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается: правильность оформления ценных бумаг; реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг; сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета); своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий — специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Для оформления результатов инвентаризации финансовых вложений государственных бюджетных учреждений применяется Инвентаризационная опись ценных бумаг ф. 0504081.

Инвентаризация материальных запасов производится отдельно по каждому счету, входящему в состав материальных запасов.

При этом в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087 заносятся материалы с указанием отдельных групп, видов и других необходимых данных (артикул, сорт и др.) по каждому наименованию.

Читайте так же:  Особенности льгот ветеранам военной службы

Записи в опись производятся на основании проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация материальных запасов должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарноматериальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения в процессе инвентаризации материальные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарноматериальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Результаты снятия остатков денежных средств в кассе оформляются Инвентаризационной описью наличных денежных средств ф. 0504088.

Для инвентаризации денежных документов и бланков документов строгой отчетности применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф.0504086.

Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности и бланков ценных бумаг производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально ответственным лицам.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации или на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.

4. Сущность инвентаризации, ее виды и порядок проведения

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

все имущество, принадлежащее организации, независимо от его местонахождения;

все виды финансовых обязательств организации (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы);

другие виды имущества, не принадлежащие организации, но отраженные в бухгалтерском учете (обычно это имущество отражается на забалансовых счетах, например, 001, 004);

имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Основные цели инвентаризации:

1) выявление фактического наличия имущества;

2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете обязательств.

Различают полную и частичную, плановую и внезапную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества или обязательств (например, только денежные средства).

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки.

Внезапные инвентаризации проводятся неожиданно для материально-ответственного лица, чтобы установить наличие ценностей (например, инвентаризацию кассы проводят внезапно).

Проведение инвентаризации обязательно:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально-ответственного лица (на день приема-передачи дел);

при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Рассмотрим общие правила (порядок) проведения инвентаризации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы;

другие специалисты (инженеры, экономисты и т.д.).

До начала проверки материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц.

Читайте так же:  В каких случаях премия облагается страховыми взносами

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от конкретных единиц измерения.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в его получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

Видео (кликните для воспроизведения).

излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных организаций — на увеличение финансирования (фондов);

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

[3]

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

Кто отвечает за проведение инвентаризации в бюджетном учреждении

Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.В целях подготовки годового отчета рекомендуется также проверить:- наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;- наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф. ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи.

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», далее — Инструкция)). При этом в документе оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях.
Отметим, что прежний закон «О бухгалтерском учете» устанавливал перечень случаев, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ). Новый закон «О бухгалтерском учете» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ) подобного перечня не содержит.

Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? 4 этапа проведения в 2018

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся: Этап Описание Подготовительный Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия Фактический Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи Сличительный Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости Заключительный Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход.

Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм

Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей.

Материалы журнала «консультант свердловская область»

Исправления в описи согласовываются всеми членами инвентаризационной описи. Инвентаризации подлежат

  • Основные средства – материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более одного года).
  • Материальные запасы, находящаяся на различных стадиях производства (и обращения) продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс внутреннего потребления или потребления производственного.

Инвентаризация в бюджетном учреждении

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

  • состав и председатель инвентаризационной комиссии;
  • объекты ревизии;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц — они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг. Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии по общему правилу должно быть нечетным.
Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство. Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Читайте так же:  Больничный по договору гпх

Кто отвечает за проведение инвентаризации в бюджетном учреждении

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:- при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.
Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных. Указывайте только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации.

Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России № 52н. Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности учреждения: • бюджетные и автономные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф.

0503760);• казенные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160). Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют.

При этом отсутствие хотя бы одного из членов комиссии, утвержденного приказом руководителя учреждения в качестве такового, является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Его регистрируют в специальном журнале. Для него также предусмотрена типовая форма ИНВ-23.

В нем, в частности, указывают реквизиты приказа о проведении проверки и назначении комиссии, ее состав поименно, виды инвентаризируемого имущества и обязательств. На основании этих документов комиссия приступает к работе. Прежде всего она должна получить последние на момент проведения проверки приходные и расходные документы по имуществу учреждения. Председатель комиссии их визирует. Для этого на документах проставляется штамп или делается надпись: «До инвентаризации на » » 2013 г. (дата)».

Инвентаризация

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Нормативная база процесса инвентаризации

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

Порядок проведения инвентаризации в государственном бюджетном учреждении

Одной из основных задач бухгалтерского учета является инвентаризация активов и обязательств.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки активов и обязательств учреждения с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств государственных бюджетных учреждений осуществляется в соответствии с:

  • 1) Приказом Минфина России от 1.12. 2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);
  • 2) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризации подлежат все активы учреждения независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация активов проводится по его местонахождению и по материально ответственному лицу.

Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия активов, а также проверки полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать:

  • 1) полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;
  • 2) правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия активов в установленные сроки, возложена на руководителя учреждения.

Началом к проведению инвентаризации служит издание приказа о проведении инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

  • 1) выявление фактического наличия активов (как собственных, так и не принадлежащих учреждению, но числящихся в бухгалтерском учете) в целях обеспечения их сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
  • 2) сопоставление фактически полученных данных о наличии активов в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
  • 3) проверка полноты и правильности отражения в учете оценки активов и обязательств;
  • 4) проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материальных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация активов и обязательств проводится государственным бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации (п.20 Инструкции №157н).

Читайте так же:  Запись в трудовой на время декрета основного сотрудника

Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным (п.1.5 Методических указаний):

  • 1) при передаче активов организации в аренду, выкупе, продаже;
  • 2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • 3) при смене материально ответственных лиц (на день приемки- передачи дел);
  • 4) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • 5) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
  • 6) в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России.

В действующем законодательстве РФ также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. Например, рекомендуется проверять фактическое наличие:

основных средств — раз в три года;

лекарственных средств и медикаментов — раз в год, но не ранее октября отчетного года;

драгоценных металлов и драгоценных камней:

  • а) при их использовании и обращении, а также в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценностей, — два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля);
  • б) в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, — один раз в год (по состоянию на 1 января);
  • в) содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), — один раз в год (по состоянию на 1 января).

Инвентаризация библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Министерства финансов Российской Федерации «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.1998 № 16-00-16- 198, а именно:

  • а) наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно;
  • б) редчайшие фонды — один раз в 3 года;
  • в) ценные фонды — один раз в 5 лет;
  • г) фонды до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
  • д) фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
  • е) фонды от 200 до 1 млн. учетных единиц — один раз в 10 лет;
  • ж) фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки фонда в течение 15 лет.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации. К плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая учреждением перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Они используются для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества государственного бюджетного учреждения. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. Государственное бюджетное учреждение самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды активов и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов активов и обязательств, например, только денежные средства, основные средства, горюче-смазочные материалы и прочее.

Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями следует систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля над сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

[2]

Государственные бюджетное учреждения самостоятельно решают, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении

Бюджетные организации, так же, как и коммерческие, имеют на балансе разнообразные активы. Это могут быть материалы или имущество, денежные средства.

Бюджетники ведут учет и проводят инвентаризации. Все, как у коммерческих организаций. Рассмотрим более подробно, как проводятся инвентаризации в бюджетном учреждении.

Что представляет из себя инвентаризация

Бюджетные учреждения ведут деятельность и сдают отчетность как все остальные организации.

Бюджетники так же, как и все, закупают товары и материалы, которые затем используют в текущей деятельности. Мало, кто сейчас не применяет бухгалтерских программ, поэтому все данные о покупках заносятся в такие программы, там же систематизируются и анализируются.

Всем известно, что без тщательной проверки деятельности учреждения за год невозможно составить корректную бухгалтерскую отчетность.

Одним из инструментов проверки и сверки информации является инвентаризация.

При проведении инвентаризации сравнивается фактическое наличие ценностей и других активов учреждения с данными специальных бухгалтерских программ.

Только проверив все данные можно формировать и сдавать годовую отчетность.

Когда проведение инвентаризации обязательно

Проводить инвентаризацию или нет в течение года решает руководитель. Это дело добровольное.

Однако существуют ситуации, когда инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке. Кроме ежегодной, в конце года, обязательная инвентаризация, касающаяся имущества или других средств учреждения проводится в ряде случаев:

  1. При увольнении или уходе с должности материально – ответственного лица. Для того, чтобы не было претензий к бывшему и новому работнику, необходимо четко понимать какое количество активов передается.
  2. Продажа целого комплекса объектов учета.
  3. Если совершена кража. Конечно, в таком случае необходимо провести инвентаризацию для определения масштаба ущерба и перепроверки наличия ценностей.
  4. Если имущество будет находиться в управлении другой организацией, при сдаче в аренду или передачу в пользование, без вознаграждения. Нужно четкое понятие что и в каком количестве передается.
  5. Если произошло стихийное бедствие или чрезвычайная ситуация. В этом случае необходимо определить ущерб, выяснить какое количество активов осталось в распоряжении учреждения.
  6. При ликвидации или реорганизации учреждения, перед составлением ликвидационного баланса.

Кроме того, для главного распорядителя средств федерального бюджета и подведомственных казенных учреждений каждый квартал проводится проверка дебиторской задолженности. Федеральные органы власти и учреждения проводит проверку незавершенного строительства и капитальных вложений.

Читайте так же:  Критерии отнесения имущества к основным средствам
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Зачем проводить инвентаризацию в бюджетных учреждениях

Проведение того или иного мероприятия преследует свои определенные цели.

Такими целями для бюджетного учреждения являются:

  • Определение по факту какие активы в каком количестве присутствуют в учреждении
  • Сверка данных бухгалтерского учета с наличием активов по факту
  • Необходимость проверить в полной ли мере отражены обязательства учреждения

Что подлежит инвентаризации в учреждении

Инвентаризации подлежат не только товары и материалы, можно проводить инвентаризацию расчетов. Что конкретно может подвергаться проверке, рассмотрим ниже.

Выделяется 4 участка, в отношении которых может быть проведена инвентаризация:

  • Основные средства. Для бюджетных учреждений под основными средствами понимаются активы, срок использования которых больше 1 года.
  • Материальные запасы. У таких активов срок использования меньше 1 года.
  • Расчеты с поставщиками. Определение суммы задолженности помогает правильно спланировать бюджет.
  • Расчеты с подотчетными лицами. Для соблюдения кассовой дисциплины необходимо иметь представление о состоянии расчетов с подотчетниками.

Каждому объекту стоимостью более 3000 рублей присваивается инвентарный номер. При инвентаризации проводится не только подсчет таких объектов, но и сверка их инвентарных номеров. Проверка проводится по каждому материально – ответственному лицу.

По контрагентам проверяются данные актов сверки с данными бухгалтерского учета за определенный отрезок времени.

Проверка расчетов с работниками позволяет выявить возможные ошибки, контролировать полноту и своевременность уплаты налогов.

При проверке расчетов с подотчетными лицами определяют правильность расходования подотчетных сумм, корректность предоставления авансового отчета и выдачи денег.

При сверке с бюджетом выявляют недоимки и переплаты по налогам.

Немного об инвентаризационной комиссии

Руководитель учреждения своим приказом создает и утверждает состав инвентаризационной комиссии, которая проводит инвентаризацию и закрепляет ее результаты на бумаге.

В составе комиссии должно быть не менее 2 человек. Обычно привлекается 3 человека. Представитель управления, бухгалтер и специалисты других отделов могут быть членами комиссии. Бухгалтер может не привлекаться, если проверяемый участок не связан с денежными средствами. Но представитель бухгалтерии обычно входит в состав комиссии, какой бы участок не проверялся. Кроме того, учреждение может привлечь для проведения инвентаризации независимого специалиста, например, аудитора.

Материально – ответственное лицо должно присутствовать в момент инвентаризации, но в состав комиссии никогда не входит.

Основные этапы проведения инвентаризации

Прежде чем начать инвентаризацию, нужно издать приказ о её проведении. Это делает руководитель учреждения.

После этого инвентаризационная комиссия собирает документы на приход и расход, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей.

Бухгалтерия формирует описи, которые составляют по каждому материально – ответственному лицу, в 2 экземплярах.

У работников берется расписка о том, что все документы и ценности сданы, оприходованы, списаны.

После того, как подготовительный этап закончен, начинается собственно подсчет, замер, завес имущества учреждения. Если инвентаризация проводится несколько дней подряд, то помещения, где ценности уже подсчитаны, опечатываются.

Фактические данные, полученные при проверке, сравнивают с инвентаризационными описями.

После этого делается вывод о результатах проведения инвентаризации.

Окончание инвентаризации. Излишки и недостачи.

После того, как все мероприятия закончены, сформированы и закрыты описи, необходимо составить акт о результатах инвентаризации. В акте указывается, были ли выявлены излишки, недостатки или фактическое наличие активов соответствует данным бухгалтерского учета.

Идеальный вариант, когда расхождений нет. В случае выявления каких – либо отклонений составляется ведомость расхождений.

Если по результатам инвентаризации образовался излишек, он приходуется, соответственно, увеличивается доходная часть бюджета учреждения. Оприходование выявленных активов происходит по рыночной стоимости. В большинстве случаев они образуются из – за некорректного ведения учета. При проверке у контролеров возникнут вопросы по поводу появления излишков в учреждении.

Если по результатам инвентаризации выявлена недостача, то все зависит от ее величины. Недостача, не выходящая за рамки норм естественной убыли, относится на издержки учреждения. Все, что сверх норм, ложится на материально – ответственное лицо.

Основные документы при проведении инвентаризации

Документ Форма
Инвентарная опись остатков на счетах учета денежных средств Ф.0504082
Инвентарная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами Ф.0504089
Инвентарная опись наличия денежных средств Ф.0504088
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации Ф.0504092
Акт о результатах инвентаризации Ф.0504835

Как отразить в годовой отчетности излишки или недостачи, выявленные в результате инвентаризации?

Если по итогам инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то эта информация отражается в годовой отчетности. Данные отражаются в Пояснительной записке к балансу, в таблице 6.

Может ли быть наложен штраф за отсутствие обязательной инвентаризации?

Ни налоговая инспекция, ни другой контролирующий орган не может оштрафовать за отсутствие обязательной инвентаризации. Она проводится в интересах предприятия, чтобы корректно составить годовую отчетность и избежать штрафов.

Как видим, проведение инвентаризации в бюджетных учреждениях, по сути, ничем не отличается от инвентаризации в обычной коммерческой фирме. Главное отличие в формах составляемых документов в ходе проведения инвентаризации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Инвентаризация позволяет наглядно увидеть наличие ценностей в учреждении, отказываться от проведения инвентаризации не имеет смысла.

Источники


  1. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. — Москва: Мир, 2002. — 528 c.

  2. Кудинов, О.А. Обязательства вследствие причинения вреда и неосновательного обогащения: Юридический комментарий / О.А. Кудинов. — М.: Городец, 2015. — 128 c.

  3. Все о пожарной безопасности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. — М.: Альфа-пресс, 2013. — 480 c.
  4. Ушаков, Н.А. Международное право; Institutiones, 2011. — 304 c.
Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here